När utbildningar digitaliseras är det vanligen först de administrativa systemen som förändras. Administrationen är antagligen den mest obskyra delen av läraryrket. Den är en självklar del av arbetet, och den arbetsbördan kan utökas nästan in absurdum. Tänk bara på hur många administrativa program som används vid Åbo Akademi, även om Peppi kommer att förhoppningsvis underlätta vardagen något för både personal och studerande. På hemsidan finns följande information: “Vid Åbo Akademi ersätter Peppi åtminstone verktygen Sture, Minplan, TeRes, Timeedit och Resursbokning, det vill säga registrering av studieprestationer, schemaläggningen av studier och rumsbokningen.” Till det kan läggas Moodle som undervisningsplattform, Travel för reseplaner och -räkningar och Reportronic för arbetstidsallokering. Forskare förväntas dessutom använda Artur. 

Dessa program är överlag icke användarvänliga. De är inte smarta i den meningen att de kommer ihåg kommandon eller anpassar sig till användarens val eller profil. Det vore intressant att veta om de överhuvudtaget utvecklas tillsammans med användare eller om företaget tror sig kunna förutspå vad användare vill ha och hur de kommer att agera i programmet. Generellt sett kunde de som beställer programmen kräva mycket bättre valuta för pengarna. På tal om det, vore det intressant att veta hur stora summor som betalas för alla administrativa program.

Artur är där jag senast loggade in. Det blev det mycket klickande och väntande för att lägga till språk på publikationer eller annan information som ett bättre program skulle ha kommit ihåg omedelbart så att användaren inte behöver upprepa kommandon om och om och om och om igen. För något år sedan kändes det som ett mindre mirakel när reseplaner i Travel kunde omvandlas direkt till räkningar. Det kanske mest märkliga är att inte arbetsplanen är digitaliserad vid det här laget. Ett program kunde enkelt spara och räkna ut arbetstiden och meddela Reportronic vad som gäller i allokeringsväg. För den anställda skulle det räcka med att godkänna färdiga förslag i Reportronic alternativt göra vissa manuella ändringar själv. Digitalisering förknippas oftast med effektivitet, men det förutsätter bättre och mer användarvänliga program än de Åbo Akademi använder för tillfället. Ett enkelt första steg vore att knyta alla program till ett lösenord.

De här programmen har flera dimensioner. Thomas Karlsohn (2016, s. 152) beskriver i sin essä Universitetets idé i samtiden och historien hur den managementorienterade offentliga förvaltningen bottnar i en misstro mot professionens förmåga att bära upp och utveckla institutionen. De digitala programmen kan förstås som sätt att effektivera arbetet, men de kan också förstås som yttre kontroll av de anställda. De baseras åtminstone delvis på politiska beslut där universitetet får pengar förutsatt att vissa kriterier uppfylls, därmed tvingas alla vid ett universitet att anpassa sig till dessa krav om att dokumentera och synliggöra arbetet som sker. Enligt Karlsohn har de negativa effekterna av statliga och privata intressen gentemot universiteten varit tydliga efter andra världskriget. Det betyder att olika värden möts och ibland rent av kolliderar inom universitetet. Friheten och självständigheten som traditionellt förknippats med universitetet har gjort att det utvecklats och stått emot en rad kriser sedan medeltiden. I takt med att statliga medel tydligare knyts till vissa spetsprojekt så blir det ännu svårare för universiteten att agera självständigt och planera utgående från den expertis och kunskap som finns vid lärosätet, och kanske det i sin tur bottnar i att staten inte litar på att universiteten sköter sina uppgifter. Misstron mot professionen kan göra det svårare att hävda sig som lärare och forskare om andra värden blir rådande i administrativ väg.

Karlsohn menar att vi som profession behöver kreativt hantera men också motverka tendenser som kringskär universitetets uppgifter och idé. En större tillit till professionen ter sig som vägen framåt enligt honom. Dessa administrativa program med tillhörande uppgifter tar onekligen tid från annat. Vi borde räkna ut hur många timmar all digital administration tar och notera det i arbetsplanen.  Det skulle kanske föranleda diskussioner om vad som är rimligt och nödvändigt i administrativ väg. Frågan är om dessa uppgifter kunde effektiveras genom bättre program och genom mindre administration överlag.