Dataskyddsbeskrivning

Medlemsinformation enligt artikel 13 i GDPR

Åbo Akademis Alumner rf
c/o Åbo Akademi
Domkyrkotorget 3
20500 Åbo
webbplats: http://aboakademisalumner.fi
E-post (sekreterare): riina.forsman@toimistokartio.fi
Telefon +358 40 022 6826

Ändamål och laglig grund för hantering av personuppgifter
Föreningen hanterar personuppgifter i sitt medlemsregister, i sin bokföring, i sin betalningstrafik, i anslutning till de evenemang föreningen ordnar samt den mentorverksamhet föreningen bedriver. Syftet med behandlingen är att möjliggöra, driva och dokumentera föreningens verksamhet och organisation samt att förverkliga föreningens och medlemmarnas rättigheter och skyldigheter.

Den rättsliga grunden för medlemsregistret är artikel 6.1.c (rättsliga förpliktelser) och artikel 9.2.d (behandling av särskilda kategorier av personuppgifter) i EU:s allmänna dataskyddsförordning. Beträffande nationell lagstiftning finns stadganden i föreningslagen och bokföringslagen.

Då personuppgifter hanteras i samband med evenemang utgörs den rättsliga grunden av dataskyddsförordningens artikel 6.1.f ”Berättigat intresse” eller art. 6.1.d ”för att skydda intressen av grundläggande betydelse för den registrerade.

I medlemsregistret noteras följande uppgifter:
-Namn
-Kön
-Födelsetid och-ort
-Examensuppgifter: examen och -år, huvudämne och fakultet
-Adress
-E-postadress
-Befattning och arbetsgivare
-Samtycke till att fungera som mentor i föreningens mentorprogram
-Uppgift om anslutningsår i föreningen
-Uppgift om betald/obetald medlemsavgift
-Samtycke till att uppgifter får utlämnas till ämnen och enheter inom Åbo Akademi samt till ämnes- och alumnföreningar i ärenden som rör alumnverksamheten

Uppgifterna samlas i huvudsak in av den registrerade själv. Uppgifter om inbetalningar fås från banken, adressuppdateringar efterfrågas via Adresstjänst.

Mottagare av personuppgifterna
Personuppgifterna hanteras av föreningens styrelse, föreningens sekreterare, föreningens skattmästare samt av föreningen utsedda arrangörer av enskilda evenemang. Medlemmarnas namn- och adressuppgifter noteras i Åbo Akademis CRM-register för utskick av tidningen Meddelanden för Åbo Akademi. För utskick av medlemsbrev överlåts medlemmarnas namn och adressuppgifter till postningsfirman JP Postitus Oy. I samband med evenemang överlåts uppgifter om deltagarnas specialdieter o.d. till den aktör som handhar trakteringen vid det givna tillfället.

Lagringsperioden
Medlemsuppgifterna lagras så länge som medlemskapet fortgår och raderas därefter. Personuppgifter som behandlas inom ramen för föreningens bokföring sparas i enlighet med bokföringslagens krav.

Medlemmarnas rättigheter
Personer som finns upptagna i medlemsregistret har rätt att hos föreningens sekreterare begära tillgång till och rättelse av sina uppgifter. Så länge medlemskapet fortgår är det inte möjligt att begära radering av sina uppgifter eller att begränsa eller invända mot behandlingen.

Klagomål
En person som finns upptagen i medlemsregistret har rätt att inge klagomål till Dataskyddsmyndigheten, www.tietosuoja.fi, över föreningens hantering av hens uppgifter.

Medlemmarnas skyldighet att tillhandahålla uppgifter
Föreningslagen förutsätter att föreningen upprätthåller en förteckning över samtliga medlemmar. Ifall uppgifterna inte lämnas är det inte möjligt att vara medlem i föreningen.

Godkänd 29.5.2018