Månadsarkiv: september 2015

Samarbete

Petri SaloSom dekanus har man förmånen och glädjen att under introduktionsveckan möta de nya studerandena, gulnäbbarna. I mitt fall 140 gulnäbbar samlade för 45 minuter i Akademisalen på Vasacampusen, för att lyssna på sin dekanus. Jag valde att avsluta en introduktion till akademiska studier och forskning med en fråga, och uppmaning att svara på den per e-post. Medveten om tidsandan och de samhälleliga utmaningarna önskade jag få gulnäbbarnas syn och svar på frågan: Vad kunde och borde vi göra för att få Finland på benen? Ett ambitiöst försök till crowdsourcing.

Ett, eller egentligen fem, av svaren var ytterst geniala i sin enkelhet. I det första kunde jag i fältet innehåll läsa SAMARBETE (1/5). Själva meddelandet lydde Vi. Det andra hade rubriken SAMARBETE (2/5) och innehållet måste, det tredje rubriken SAMARBETE (3/5) och innehållet samarbeta och det fjärde rubriken SAMARBETE (4/5) och innehållet mera. Det sista var rubricerat SAMARBETE (5/5) och bestod av ett utropstecken ! Fem av FPV:s gulnäbbar kom på sin tredje dag på universitet på en social innovation – crowdanswering.

Begreppet går att finna på internet, men med referens till marknadsundersökningar till icke i förväg definierade grupper genom elektroniska enkäter eller microbloggar.

Den nordiska folkbildningstraditionen presenterade studiecirkeln som en socialt-politisk innovation i slutet av 1800-talet. Genomgripande förändringar i samhället skulle hanteras genom erfarenhetsutbyte och kollektivt lärande i små lokala grupper. Förutsättningslöst i en demokratisk anda. Vi måste lära tillsammans! I början av 2000-talet har studiecirklarna återuppstått. Inom forskning om organisationer, lärande och ledarskap, har man en längre tid arbetat med fenomen och begrepp, såsom learning organisation, communities of practice, transformational/distributed leadership och open learning environments. Facebook är en hybrid av en studiecirkel och en vänbok (som skickades runt i klassen på lågstadiet på 1970-talet). Internet är full av diskussionsforum där sakkunniga eller entusiaster inom diverse områden stöder och utmanar varandra i kollektiva tanketalkon.

Åbo Akademi är ett litet och gemytligt universitet. Varken de geografiska eller sociala distanserna är särskilt långa. Idag är vi samlade i fyra fakulteter. Vi har enorma outnyttjade potentialer då det gäller att samarbeta mera och lära oss tillsammans. Vi har en enorm resurs i våra cirka 5500 studerande (av dem ca 700 gulnäbbar!), ca 750 forskarstuderande och 800 utländska studerande. Vi bör engagera de studerande i planering, utveckling och genomförande av studierna. MinPlan borde ersättas med VårPlan, Egenlärare med Vårlärare. Den ständiga utmaningen med att kombinera undervisning med forskning kan enkelt hanteras med undervisande forskning och forskande undervisning. Med de studerande som medforskare, och lärarna som medstuderande. Vi måste samarbeta mera och lära oss tillsammans!

Mardröm

Ulla AchrénDet var en tidig morgonnatt ifjol – plötsligt var jag yrvaken och insåg till min stora glädje att det ännu var natt och beckmörkt. Min första tanke var, att hoppas min organisation skulle finnas kvar vid gryningen och universitetsservice kunde förverkligas. Varför denna oro mitt i natten?

Under flera veckor hade vi inom förvaltningen kartlagt tjänstebehovet ute på akademins enheter. Vilka tjänster behöver den akademiska personalen i första hand och vad är det lärarna förväntar sig av administrationen, ville vi ta reda på. Men … behov och förväntningar fanns men de överensstämde inte med alla önskemål.

Prioriteringarna ute på fältet förvånade oss administratörer; lönehantering, revision, utskrivning av betyg, arkivering eller utbetalning av räkningar fick bottennoteringar medan Travel och reseräkningar, Sture och inmatning av kurser samt tentamensresultat fanns på högsta prioritet. Nå, också uppföljning av projektbidrag, ekonomisk rapportering, juridiska tjänster, marknadsföring och rekryteringsärenden fick höga poäng.

Administrationen ska vara så effektiv och smidig att den knappt märks, brukar jag säga. Därför är nog inte lönebetalning eller hantering av betyg eller fakturor så viktiga. De syns ju inte. Samtidigt är det häpnadsväckande att notera de vaga kunskaper som den akademiska personalen har om hur administrationen fungerar och vilka funktioner vi sköter utan att personalen märker det eller måste ta det minsta bekymret om.

Vi för sällan fram omfattningen av de transaktioner som sköts på olika håll inom förvaltningen, som vi idag helst och gärna kallar universitetsservice. Vi vill markera vår roll som en enhet som främst finns till för den akademiska personalen i syfte att erbjuda tjänster av olika slag.

Inom universitetsservice hanterar vi årligen 22 000 fakturor, skriver ut drygt 1 200 arbetsavtal, betalar från akademin månatligen ca 1 600 löner, skriver närmare 1 000 betyg varje år, upphandlar bl.a. hälsovård, städtjänster, datorer och möbler samt sköter om en stor mötesrumba. För detta behövs personal.

För den akademiska personalen skulle min mardröm leda till en katastrof; ingen lön, inget stöd för att uppgöra reseplan, ingen som alltid finns på plats.

Universitetsservice har kommit till i samarbete med den administrativa och den akademiska personalen. Kan jag sova lugnt? Nej, min följande mardröm kan ha att göra med regeringsprogrammet som signalerar nedskärningar i högskolornas administration. Länge leve universitetsservice!