Kategoriarkiv: Förvaltningsdirektör Ulla Achrén

Roger, min företrädare

Ulla AchrénRoger är en viktig person för mig – Roger Broo var en viktig person för mig. Jag som betraktar mig som en rationell person med förmåga att ta itu med dagens uppgifter och utmaningar rappa tag, ser mig själv nu ofta stanna upp och tänka på den person som suttit på min stol i dryga 30 års tid före mig.

Jag är omgiven av Rogers konst i mitt rum. Visserligen kasserade jag ett antal tavlor med blodiga och oroliga motiv, samtidigt som jag uppskattar att han köpte konst för att stöda och uppmuntra unga konstnärer. Att i praktiken och i nuet leva som man lär fick många av oss uppleva både inom akademin och i de sammanhang där Roger var aktiv. Och sådana sammanhang fanns många. Sparsamhet och något som vi idag beskriver som ekologiskt tänkande var en egenskap som uppenbart fanns hos min företrädare som förvaltningsdirektör. Rogers skrivbord bestod av fyra enskilda bord i olika höjder och träslag, han hade samma – sedermera mycket slitna – skrivbordsstol under hela karriären, det behövdes stearinljus för att få dörrarna att glida i skåpen, mattan var fasttejpad i hörnen så den inte skulle korva sig, Aalto-stolarnas tyg hade rispat…

Högarna av papper och olika dokument på fönsterbräden och på bord var höga. Förklaringen till att Rogers rum var det enda rummet i FÄ-huset som inte hade några julljus på fönsterbräden var alltså denna. Tidigare var det kutym att på självständighetsdagen ha levande ljus på fönsterbräden…här var brandfaran stor. Ordning och reda hade Roger med sina dokument. Efter en kort funderare tog han tag i det efterlängtade papperet i en hög, drog med fart så att högen inte skulle rasa och sällan missade han rätt dokument.

Datorerna blev en stor utmaning för mången i synnerhet som det inte fanns bärbara datorer. Roger brukade utnyttja alla tomma ytor på ett papper till att skriva anteckningar, föredragningar, olika PM och brev. Det var en utmaning för sekreteraren Ann-Marie Ringwall-Moberg att tyda texten i kanten av en tågbiljett eller i möteshandlingarnas marginaler. Jag tror Ann-Marie var den enda inom förvaltningen som klarade av Rogers hieroglyfer.

Det konstnärliga i Roger dök upp i olika sammanhang. Legendariska var hans slipsar, västar och dikter. Jag lyckades faktiskt på en julfest vinna Roger i slipstävlingen när min man som gåva fått en slips tillverkad i trä. Den slog Rogers färggranna kreation med flera röster. Ingen av oss glömmer säkert den där gröna feministvästen som tillverkats till Kvinnoforum och som Roger bar, förmodligen för att han älskade den eller för att han ville markera sin respekt för Harriets, sin hustrus, forskning, kanske både och.

Roger var en av grundarna av det Nordiska samarbetet för universitetsadministratörer, NUAS, och dess verksamhet koordinerades från Åbo Akademi med Roger som dess första ordförande. Akademin har härefter haft en stark roll i administratörssamarbetet och i synnerhet via NUAS.

Stora stövlar att stiga i, fick jag höra när jag valdes till Rogers efterträdare. Och så var det. På min sida hade jag till all lycka den nya universitetslagen som Roger, och också jag i mitt tidigare jobb, hade haft sina fingrar i när det gällde beredningen av lagen, men som jag nu skulle implementera vid akademin i mitt nya jobb. Rogers anvisningar och vägledning till jobbet lade jag med stort värde bakom örat och ännu idag hittar jag hans handstil på ett antal dokument. Och jag njuter av den stora tavlan med studenterna som väntar på sina tentresultat. Tavlan är målad av Pauliina Turakka Purhonen, konstnären som också målat Rogers porträtt i rummet utanför konferensrummet i FÄ-huset. Där riktar han sin blick mot oss som slinker in och ut på möten.

Ulla

Samarbete är inte samma som samgång

Ulla AchrénDataCity var den första byggnaden i dåtida Teknologicentret. Åbo Akademi hade där verksamhet i egna utrymmen och därmed i samma byggnad med finskspråkiga enheter. Sedan byggdes BioCity och senare ICT-huset. I egna korridorer, laboratorier och föreläsningssalar trivdes lärare, forskare och studerande, akademins på svenska och Åbo universitets (TY:s) på finska. I ICT-huset umgicks informationsvetarna närmast på engelska både på akademin och TY.

Vetenskapen vidkänner inga språk. Det primära är forskning och där härskar engelskan. Här finns inga gränser för samarbete, nog för samgång.

De ungdomar som söker till Åbo Akademi gör det garanterat oftast p.g.a. att akademin är ett svenskspråkigt universitet med bred utbildning. Många känner till akademins goda språkundervisning och möjligheterna att få jobb efter avslutade studier. Alla känner till lärarutbildningen och akademins ansvar att förse de svenska skolorna med lärare och organisationer med kunniga tjänstemän. Få av dem som påbörjar sina studier räknar med att göra en forskarbana. Därför ska grundutbildningen från kandidatutbildning till magisterutbildning alltid erbjudas på svenska. Här går gränsen mellan svenskt och finskt.

Vid sidan av den svenskspråkiga undervisningen kan man bygga gemensamma engelskspråkiga magisterprogram för att erbjuda utländska studerande undervisning och för att sammanföra resurser och locka studerande till områden där studentunderlaget är litet såsom inom naturvetenskaperna.

Akademin och TY har nyligen invigt det gemensamma Geohuset och nu planeras en gemensam laboratoriebyggnad för kemiämnena. Också här utgår man ifrån egna korridorer med arbetsrum men med gemensamma laboratorier och föreläsningssalar. Gemensamma laboratorier och föreläsningssalar ökar användningsgraden och sparar pengar.

Vilket är det språk man umgås på i vardagen i alla dessa gemensamma byggnader? Man kan ju inte låta bli att stöta på varandra i hissar, labbar och restauranger. Vilken betydelse har då umgängesspråket? Stor, och därför ska vi fråga oss var gränsen för samarbete går.

Åbo Akademi samarbetar med samtliga högskolor inom motionsverksamheten, är med i Hälsocampus Åbo och i konsortiet kring ett nytt studieadministrativt system.

Varvsindustrin expanderar i Åbo och en utvidgad ingenjörsutbildning och egen teknisk fakultet vid TY diskuteras. Diskussionen resulterar igen en gång i förslaget att slå samman ÅA och TY.

Vi samarbetar gärna men drar en gräns före samgång. Man kan fråga sig om vi har för många goda och fungerande samarbetsmönster med de andra högskolorna? Äventyrar vårt goda samarbete med i synnerhet TY vår självständighet? Har vi gett  lillfingret och blir av med hela handen? Det är viktigt att analysera samarbetet och dess former. Samarbete som gynnar alla parter behöver och ska inte betyda samgång.

Ulla Achrén
Förvaltningsdirektör

Nobel och jag

Ulla AchrénMänniskan är benägen att hitta något gemensamt med personer som får positiv publicitet och i synnerhet med sådana som förkovrar sig internationellt. Såsom Nobelpristagare.

Flera av oss, också jag, har under veckan gått igenom om vi haft eller det sätt på vilket vi haft kontakt med Bengt Holmström som fick Nobelpriset i ekonomi. Själv har jag också funderat över mina kontakter till Nobelpristagarna, inte minst de tre som tilldelats priset under min tid.

Ragnar Granit är den mest kända medicinforskaren i Finland och tillsvidare den enda finländare som fått Nobelpriset i fysiologi eller medicin. Granit var specialist i nerv- och sinnesfysiologi, utredde principerna för hur ögats näthinna fungerar samt de fysiologiska grunderna för färgseendet. För detta tilldelades han Nobelpriset i medicin 1967. Granit var sedermera bl.a. medlem av Kungliga vetenskapsakademin som tilldelar Nobelprisen.

Vad har jag då att göra med professor Ragnar Granit, född 1900 i Riihimäki och död 1991 i Sverige. Han var ju nästan Korpobo! Granit föddes i en släkt vars rötter i Korpo i Åbolands skärgård går långt tillbaka i tiden. Från tidig barndom till de sista åren var Vikminne i Korpoström den fasta punkten i hans liv. Som deltidsboare i Korpo såg jag honom nu och då och ännu efter hans bortgång kom släktingar från Sverige ibland och besökte vår bonde, en avlägsen släkting till Graniterna.

Samtidigt som Ragnar Granit fiskade i den Åboländska skärgården söker Bengt Holmström professuren i företagsekonomi vid Åbo Akademi. Strul i processen, förmodar jag, men både han och de två andra sökandena förklarades inkompetenta. Jag jobbade då som högskolesekreterare vid Handelshögskolan vid Åbo Akademi, sedermera ekonomisk-statsvetenskapliga fakulteten, och tog i denna egenskap emot ansökningshandlingarna med sökandenas publikationer. År 1981 sökte Bengt Holmström professuren i nationalekonomi och blev som enda sökande av sju kompetentförklarad, sattes i första förslagsrum och utnämndes till professor i nationalekonomi vid Åbo Akademi från 1.8.1985.

Man kunde ju påstå att jag nästan känner Bengt Holmström som i år tilldelades Nobelpriset i ekonomi. Men jag är kvar vid akademin.

Som nyutexaminerad ekonom började jag min arbetskarriär i näringslivets tjänst, återvände till Åbo Akademi och tog för drygt tio år sedan ett femårigt hopp utanför både akademin och Åbo. På min arbetsplats i Helsingfors fick jag en inbjudan att träffa Nobelpristagaren, president Martti Ahtisaari på hans institut. Jag var eld och lågor tills min sekreterare meddela att Ahtisaaris byrå missat; det var inte mig han ville träffa utan direktören för finansiären av min organisation. Men det var nära ögat att personligen få träffa Ahtisaari som tilldelade Nobels fredspris 2008.

Löjtnant Arrhenius, stationerad i Vaxholms garnison och aktiv geolog, hittade år 1787 en stor och tung svart sten på gruvans avstjälpningsplats. Stenen skickades till Kungliga Akademien i Åbo där Johan Gadolin började undersöka den. Sju år senare publicerade Gadolin resultatet enligt vilket mineralen innehöll ett nytt grundämne som han gav namnet yttrium efter platsen där fyndet gjordes.

Nobelpristagarna i kemi brukar årligen efter Nobelfesten besöka Ytterby gruva på Vaxholm i Stockholms skärgård. I Ytterby vandrar de färska nobelisterna längs bl.a. Yttriumvägen och Gadolinitvägen. Det är ju nästan som om de där pristagarna skulle sitta på vårt Gadolinia.

Kungliga vetenskapsakademin beslutar om vilka som tilldelas Nobelpris i kemi, fysik, ekonomi och litteratur. Anders Hallberg, tidigare rektor för Uppsala universitet och medlem av Åbo Akademis styrelse, är medlem i vetenskapsakademins expertgrupp inom kemi, den grupp som utser nobelpristagarna i kemi. Han är således ledamot av Kungliga vetenskapsakademin, såsom Granit. En av de tre pristagarna av årets Nobelpris i kemi, den holländska professorn Bernard Feringa, han som utvecklade den pyttelilla molekylbilen, är en ansedd kollega till Hallberg.

Här sitter jag på andra sidan viken med blicken fäst i TV-rutan och beundrar vetenskapens rön på Nobelbanketten i Blå hallen i Stockholms stadshus. Där ser jag dessutom vår egen styrelseledamot svänga runt på dansgolvet, skulle mycket gärna själv vara där. Jag har faktiskt varit på fest i Blå hallen – utan nobelister. Nåväl, och snart är det nobelfest igen och förresten så gillar jag Bob Dylans musik!

 

Ulla Achén
Förvaltningsdirektör

Nordiskt byråkratsamarbete – strategiskt val

Ulla AchrénLika ofta som jag använder benämningen hurri för min finlandssvenska identitet kallar jag en byråkrat administratör. Lika mycket som jag gillar finlandssvenskheten gillar jag det nordiska universitetsadministratörskapet. Dessutom är jag fascinerad över att Åbo Akademi har det nordiska samarbetet som ett strategisk val.

Vi vid Åbo Akademi har det nordiska samarbetet i ryggmärgen, oftast dock i forskningssammanhang. Vi tänker på Uppsala och akademins historia, på alla de professorer som vi i tiderna rekryterade från Sverige, kanske på det intensiva samarbetet inom ramen för diplomingenjörsutbildningen och på samarbetet med Umeå universitet.

Endast få inom akademin känner till det aktiva samarbetet mellan administratörer inom våra nordiska universitet och högskolor och alltför få känner till det etablerade samarbetet inom ramen för NUAS, det Nordiska Universitets Administratörs Samarbetet. NUAS första kansli fanns på Åbo Akademi med en deltidsanställd ombudsman. Idag är administrationen förlagd vid Oslo universitet därifrån samarbetet inom ramen för flera planeringsgrupper inom universitetens administration koordineras.

NUAS har en styrgrupp som består av två förvaltningsdirektörer per land. Min kollega Markus Aarto vid Lapplands universitet representerar tillsammans med mig Finland. Det praktiska arbetet kring samarbetet inom NUAS görs inom ramen för flera planeringsgrupper såsom grupperna för marknadsföring, fastigheter, ICT och juridik. Den nyaste planeringsgruppen är biblioteksgruppen som kom till ifjol på initiativ av Åbo Akademis överbibliotekarie.

Planeringsgrupperna, som också har representation för samtliga nordiska länder, ordnar för sina sektorer utbildning, konferenser och möten i syfte att utbyta information och erfarenheter de nordiska länderna emellan. Allt oftare har man numera ordnat gränsöverskridande möten varom den senaste träffen med 200 personer i Köpenhamn är ett utomordentligt gott exempel. I Köpenhamn samlades administratörer inom ICT, bibliotek och fastighetssektorn med temat lärandemiljöer. Alla har samma utmaning, dvs. hur utbildning ska ordnas, hur virtuell den ska vara och bl.a. hur faciliteterna ska planeras i framtiden.

För fjärde gången ordnar NUAS under detta läsår chefsutbildning med ca 30 deltagare. Från Åbo Akademi har två personer i chefsposition blivit valda att delta. För första gången i NUAS historia ordnas utbildningen på engelska, en sak som jag fått gå med på. Utvärderingen av denna utbildning får nu utvisa på vilket språk de framtida kurserna ordnas. Språket inom styrgruppen är svenska eller nordiska – islänningarna och personerna från Färöarna och även finnarna använder ofta engelska.

Vart femte år samlas hundratals universitetsadministratörer till storseminarium för att lära sig av varandra och för att umgås med liksinnade. Senast var vi drygt 500 personer i Stockholm för tre år sedan. Jätte roligt och jätte givande!

NUAS är en förening med stadgeenligt årsmöte. Ifjol hölls årsmötet virtuellt vilket inte föll mig i smaken. Det är viktigt att med jämna mellanrum träffas, byta åsikter och kämpa med de nordiska språken. Årets årsmöte och samtidigt direktörsmöte hålls i maj i Köpenhamn. Jag ser framemot intressanta diskussioner kring ledarskap och är glad över att professor Alf Rehn ställer upp som en av föreläsarna. Det blir garanterat ett toppen intressant möte.

Nordiskt samarbete är både givande och roligt. Också byråkrater kan ha nytta av att under trevlig samvaro utveckla sin verksamhet tillsammans med kolleger i andra länder. Vi måste inte heller uppfinna allt på nytt.

 

Ulla Achrén
Förvaltningsdirektör

Mardröm

Ulla AchrénDet var en tidig morgonnatt ifjol – plötsligt var jag yrvaken och insåg till min stora glädje att det ännu var natt och beckmörkt. Min första tanke var, att hoppas min organisation skulle finnas kvar vid gryningen och universitetsservice kunde förverkligas. Varför denna oro mitt i natten?

Under flera veckor hade vi inom förvaltningen kartlagt tjänstebehovet ute på akademins enheter. Vilka tjänster behöver den akademiska personalen i första hand och vad är det lärarna förväntar sig av administrationen, ville vi ta reda på. Men … behov och förväntningar fanns men de överensstämde inte med alla önskemål.

Prioriteringarna ute på fältet förvånade oss administratörer; lönehantering, revision, utskrivning av betyg, arkivering eller utbetalning av räkningar fick bottennoteringar medan Travel och reseräkningar, Sture och inmatning av kurser samt tentamensresultat fanns på högsta prioritet. Nå, också uppföljning av projektbidrag, ekonomisk rapportering, juridiska tjänster, marknadsföring och rekryteringsärenden fick höga poäng.

Administrationen ska vara så effektiv och smidig att den knappt märks, brukar jag säga. Därför är nog inte lönebetalning eller hantering av betyg eller fakturor så viktiga. De syns ju inte. Samtidigt är det häpnadsväckande att notera de vaga kunskaper som den akademiska personalen har om hur administrationen fungerar och vilka funktioner vi sköter utan att personalen märker det eller måste ta det minsta bekymret om.

Vi för sällan fram omfattningen av de transaktioner som sköts på olika håll inom förvaltningen, som vi idag helst och gärna kallar universitetsservice. Vi vill markera vår roll som en enhet som främst finns till för den akademiska personalen i syfte att erbjuda tjänster av olika slag.

Inom universitetsservice hanterar vi årligen 22 000 fakturor, skriver ut drygt 1 200 arbetsavtal, betalar från akademin månatligen ca 1 600 löner, skriver närmare 1 000 betyg varje år, upphandlar bl.a. hälsovård, städtjänster, datorer och möbler samt sköter om en stor mötesrumba. För detta behövs personal.

För den akademiska personalen skulle min mardröm leda till en katastrof; ingen lön, inget stöd för att uppgöra reseplan, ingen som alltid finns på plats.

Universitetsservice har kommit till i samarbete med den administrativa och den akademiska personalen. Kan jag sova lugnt? Nej, min följande mardröm kan ha att göra med regeringsprogrammet som signalerar nedskärningar i högskolornas administration. Länge leve universitetsservice!