B\u00e4sta kollegor,<\/p>\n
Ni har s\u00e4kert hunnit l\u00e4sa f\u00f6rra veckans nyhet<\/a> om det nya resesystemet och de nya kreditkortsprinciperna, som \u00c5bo Akademi tar i bruk i oktober. Resesystemet byts till SAP Travel och f\u00f6r kreditkorten kommer innehavarna att f\u00e5 r\u00e4kningen hem. Jag f\u00f6rst\u00e5r mycket v\u00e4l att framf\u00f6r allt kreditkorten v\u00e4cker k\u00e4nslor. Jag ska h\u00e4r f\u00f6rklara varf\u00f6r vi g\u00f6r detta.<\/p>\n Jag b\u00f6rjar med det enklare: bytet av resesystem. Det var oundvikligt, eftersom v\u00e5r gamla Aditro Travel & Expense kommer att st\u00e4ngas ner. SAP Travel erbjuds av Certia och fungerar f\u00f6r slutanv\u00e4ndarna – resen\u00e4rerna och godk\u00e4nnarna – i samma portal d\u00e4r vi har Martti, allts\u00e5 sakgranskningen och godk\u00e4nnandet av ink\u00f6psfakturor. Det nya systemet \u00e4r smidigare och mera intuitivt \u00e4n v\u00e5rt gamla, och d\u00e4rmed f\u00f6rv\u00e4ntar vi oss att resen\u00e4rerna och godk\u00e4nnarna kommer att anv\u00e4nda mindre tid p\u00e5 resehanteringen \u00e4n tidigare. Vi har ocks\u00e5 sett \u00f6ver reseprinciperna och kommer att slopa kravet p\u00e5 formella resplaner f\u00f6r inrikes resor. Resplanerna ans\u00e5gs ha l\u00e5gt informationsv\u00e4rde och vara ett o\u00e4ndam\u00e5lsenligt extra steg. Utrikes resor \u00e4r mera s\u00e4llsynta, dyrare och resplanerna f\u00f6rser akademin med informationen om var v\u00e5ra anst\u00e4llda befinner oss, skulle n\u00e5gon krissituation uppst\u00e5 n\u00e5gonstans. Man kommer \u00e5t den nya portalen ocks\u00e5 med mobil, s\u00e5 man kan redan under resan ladda upp sina kvitton elektroniskt till portalen om man s\u00e5 vill.<\/p>\n \u00c5bo Akademis kreditkort kommer fr\u00e5n och med oktober att f\u00f6lja en ny process. Det som det har mest kommit reaktioner p\u00e5 \u00e4r detaljen att fakturorna kommer hem till kortinnehavaren. Det har kommit fr\u00e5gor s\u00e5som ”litar ni inte p\u00e5 oss?” och ”m\u00e5ste man betala \u00c5A:s utgifter f\u00f6rst sj\u00e4lv, f\u00f6re man f\u00e5r pengarna?”. De h\u00e4r \u00e4r de mest allm\u00e4nna fr\u00e5gorna, s\u00e5 jag vill besvara dem redan nu.<\/p>\n Det \u00e4r inte fr\u00e5ga om brist p\u00e5 f\u00f6rtroende. Det \u00e4r vedertagen praxis i olika organisationer att kortinnehavarna f\u00e5r fakturan hem, och arbetsgivaren ger kortet garanti. Det \u00e4ndrar sist och slutligen v\u00e4ldigt lite i praktiken. Visst, man m\u00e5ste se till att man betalar fakturan i tid. Men det \u00e4r en faktura per m\u00e5nad, f\u00f6rutsatt att man anv\u00e4nder kortet varje m\u00e5nad. Banken kommer att erbjuda e-fakturering s\u00e5 betalningen \u00e4r l\u00e4tt att g\u00f6ra. Andra \u00e4ndringar \u00e4r v\u00e4ldigt f\u00e5 – man har hittills ocks\u00e5 varit tvungen att f\u00f6rklara sin kortanv\u00e4ndning i resesystemet. Det g\u00f6r man i framtiden ocks\u00e5, bara i ett smidigare system. Det borde bli l\u00e4ttare f\u00f6r slutanv\u00e4ndaren att g\u00f6ra sina rese- eller kostnadsers\u00e4ttningsans\u00f6kningar, eftersom kreditkorten kommer att vara kopplade till det nya resesystemet. Transaktionerna kommer att finnas f\u00e4rdigt i resesystemet och man kan l\u00e4tt plocka dem till sin reser\u00e4kning. Tack vare det nya systemet kan vi undvika extra utredningar och eventuella \u00e5terkrav p\u00e5 pengar i efterskott, som \u00e4r enligt min mening felanv\u00e4ndning av resurser och som kunde anv\u00e4ndas mycket b\u00e4ttre.<\/p>\n I samband med att processer ses \u00f6ver, ska de byggas som s\u00e5dana att de f\u00f6rebygger missbruk och risker. Jag vill upprepa, att det inte \u00e4r fr\u00e5ga om brist p\u00e5 f\u00f6rtroende. Det \u00e4r fr\u00e5ga om helhetsriskbed\u00f6mning. Vi f\u00f6redrar att undvika risker i st\u00e4llet f\u00f6r att r\u00e4tta till saker efter\u00e5t. Denna approach g\u00e4ller inte bara resande, utan \u00e4r en av nyckelfr\u00e5gorna i all processutveckling. Det nya systemet synligg\u00f6r ocks\u00e5 mera tydligt de anskaffningskanaler som anv\u00e4nds vid \u00c5bo Akademi.<\/p>\n Man ska inte heller beh\u00f6va betala r\u00e4kningen sj\u00e4lv f\u00f6rst. Banken skickar fakturan m\u00e5natligen, allts\u00e5 1-4 veckor efter sj\u00e4lva transaktionen. D\u00e4rtill har man 30 dagars betaltid. Man har allts\u00e5 gott om tid att ans\u00f6ka om och f\u00e5 pengarna f\u00f6re f\u00f6rfallodagen. Vi kommer ocks\u00e5 att betala ut ers\u00e4ttningarna oftare, en g\u00e5ng per vecka.<\/p>\n Jag \u00e4r sj\u00e4lv \u00f6vertygad om att denna \u00e4ndring kommer att underl\u00e4tta resen\u00e4rernas arbete. Jag \u00e4r mycket medveten om att framf\u00f6r allt den forskande och undervisande personalen k\u00e4nner en b\u00f6rda av det administrativa arbetet. Det \u00e4r en sv\u00e5r ekvation f\u00f6r vilken det inte finns en enkel eller enstaka l\u00f6sning – men jag hoppas p\u00e5 att vi med denna \u00e4ndring kan lite bidra till att underl\u00e4tta situationen.<\/p>\n Om du har fr\u00e5gor kring denna \u00e4ndring, ber jag dig skicka in dem via blanketten<\/a> senast 27.9. Fr\u00e5gorna och svaren sammanst\u00e4lls till ett dokument som publiceras p\u00e5 intran\u00e4tet.<\/p>\n Med v\u00e4nlig h\u00e4lsning, ***
\nTapani Harkila
\nEkonomidirekt\u00f6r<\/p>\n
\nDear colleagues,<\/p>\n