Studieplaneringsverktyget MinPlan har varit i användning vid Åbo Akademi sedan år 2005. Våren 2011 fanns en specialdel i studieklimatundersökningen, som är en del av akademins system för studentrespons, (årets pågår ju som bäst) där vi frågade efter studerandes erfarenheter av att använda MinPlan. Rapporten hittas på www.abo.fi/student/studieklimat2011 .
Arbetsgrupp för uppföljning
För att arbeta med de åtgärdsförslag som framfördes i rapporten tillsattes i början av hösten 2011 en arbetsgrupp, som fick förlängt mandat i början av detta år. Uppdraget är att föreslå åtgärder för att förverkliga en uppdatering och uppföljning av MinPlan samt att planera inför framtiden och begrunda användningen av MinPlan fem respektive tio år framåt i tiden. Arbetsgruppen består av personer från studieförvaltningen, datacentralen och studentkåren och den har sammankommit med täta mellanrum.
Systematik, teknik och resurser
Arbetet startade med att systematiskt granska alla funktioner, roll för roll, flik för flik. Ledstjärnan med arbetet har varit att förenkla och förtydliga. Det här innebär bland annat att minska antalet flikar, minska antalet ”klickningar”, ”döpa om” flikar med tydligare beskrivning av funktionen. Under hela processen måste man noga undersöka hur en eventuell ändring påverkar andra funktioner. Hur påverkar en ändring av kursdatabasens fält den vy av en kursbeskrivning som visas i studiehandboken? Hur påverkar en ändring av knappen i en studieplansvy de resan godkända planerna?
Då man arbetar med MinPlan måste man balansera mellan användarnas önskemål och de tekniska lösningarna. Man måste väga om ett önskemål går att uppfylla på ett meningsfullt sätt ur teknisk synvinkel samt om den arbetsmängd som beräknas åtgå kan vara rimlig. Det gäller alltså att väga kostnader mot en förväntat uppnådd förbättring. En del önskemål kommer därför inte att uppfyllas eftersom det skulle kräva för mycket insatser. En del ändringar görs av personalen på datacentralen, medan andra görs av ett utomstående företag. Olika användargrupper och expertgrupper såsom studiechefer och studierådgivare har tillfrågats under arbetets gång, inte minst för att vi så bra som möjligt ska kunna beakta de olika utbildningsstrukturer som finns vid institutionerna.
Uppdateringar på kommande redan denna vår
De personer som använder MinPlan gör det mer eller mindre intensivt under olika delar av det akademiska året. Nu under våren kommer egenlärarna och studierådgivarna att handleda uppgörande av studieplaner. Därför hålls utbildning av egenlärare under april. Fr.o.m. första maj kan studerande börja göra sina studieplaner inför nästa läsår och de här planerna inlämnas i regel under början av sommaren. I det skedet ska egenlärarna i sin tur granska och godkänna planerna eller alternativt begära kompletteringar. Vi har därför i arbetsgruppen planerat förbättringsarbetet så, att de första ”nyheter” som införs gäller just det arbete i MinPlan som är på kommande för egenlärare och studerande.
Kursdatabasens kurser uppdateras i regel under en intensiv period i början av vårterminen. Lärare, examinatorer och handläggare kommer att arbeta med sina respektive funktioner. Vi har därför planerat in att de förbättringar som ska ske i kursdatabasen kommer att göras under hösten, så att vi redan före jul kan hålla utbildning och ha guider färdiga för att användas.
Planering, förankring, testning, guider, utbildning
Processen att införa ändringar i MinPlan är inte helt enkel att beskriva. Det behövs insatser av många personer och det är många skeden som ett förslag ska genomgå tills användaren kan utföra eller använda något nytt. När ett önskemål har behandlats i arbetsgruppen, som kommit till ett beslut att föra fram förslaget, kontaktas ofta olika användargrupper för en presentation. Arbetsgruppen höstarbete har presenterats på ett möte med studiechefer och studierådgivare, vilka kom med ytterligare förbättringsförslag. Följande skede att att de tekniska experterna utför själva ”ingreppet”. Efter detta ska testningar göras i MinPlans testdatabas. I det skedet kan det hända att man uppdagar att någon teknisk justering bör göras, varefter ytterligare testningar görs. När processen har kommit så här långt ska man fundera på den mest gynnsamma tiden för överföring av nyheterna till den egentliga MinPlan. Samtidigt bör man beakta att de användargrupper som kommer att möta förändringar för relevant utbildning samt att guider för de olika funktionera uppdateras. Det finns cirka femtio olika text- och e-guider för arbetet med MinPlan. Strävan är att alla användare ska ha en sådan information att de känner sig säkra i sin användning och på ett enkelt sätt med text, bilder och/eller ljud kan leta reda på den information de behöver.
Förenhetligande av rutiner
För att anknyta till studerandes erfarenheter som kom fram i undersökningen av MinPlan kan konstateras att en del önskemål som framfördes, inte egentligen beror på eller av MinPlan. Men eftersom anmälning till kurser eller tentamina, studieplanering och annat görs med hjälp av MinPlan ställdes frågor eller framfördes önskemål också om mera allmän studieplanering och kommunikation. Många efterlyste ett enhetligare system vid akademin för t.ex. kurs- och tentamensanmälningar. Man önskade att uppgifter om kursers innehåll, bokningar och tidpunkter skulle vara korrekt, för då fungerar läsordningen i MinPlan. En tanke är att vi tydligare kunde synliggöra likheter och olikheter, t.ex. genom att samla informationen för alla institutioner och presentera den i något som kunde kallas ”Min studienyckel”. En möjlighet är också att vi kunde kompromissa och t.ex. besluta att anmälning till tentamen för alla skulle vara samma för alla institutioner.
Vad kommer då att ändras under våren?
Något har redan gjorts. Ni som är lärare och har kurs- och tentamensanmälda studerande har kanske märkt att ni numera får listor på studerandena, vilka kan överföras till excel. Snart kommer meddelanden från MinPlan att synas i studerandes e-post. Egenlärare som ska godkänna studieplaner kommer att ha färre ”klickningar”. Jag hoppas att ni kontaktar mig eller någon annan i arbetsgruppen med synpunkter på vårt arbete hittills. Vi jobbar vidare!
Monica Nerdrum, ordförande i arbetsgruppen för uppföljning av MinPlan
