Bästa kollegor,

Ni har säkert hunnit läsa förra veckans nyhet om det nya resesystemet och de nya kreditkortsprinciperna, som Åbo Akademi tar i bruk i oktober. Resesystemet byts till SAP Travel och för kreditkorten kommer innehavarna att få räkningen hem. Jag förstår mycket väl att framför allt kreditkorten väcker känslor. Jag ska här förklara varför vi gör detta.

Jag börjar med det enklare: bytet av resesystem. Det var oundvikligt, eftersom vår gamla Aditro Travel & Expense kommer att stängas ner. SAP Travel erbjuds av Certia och fungerar för slutanvändarna – resenärerna och godkännarna – i samma portal där vi har Martti, alltså sakgranskningen och godkännandet av inköpsfakturor. Det nya systemet är smidigare och mera intuitivt än vårt gamla, och därmed förväntar vi oss att resenärerna och godkännarna kommer att använda mindre tid på resehanteringen än tidigare. Vi har också sett över reseprinciperna och kommer att slopa kravet på formella resplaner för inrikes resor. Resplanerna ansågs ha lågt informationsvärde och vara ett oändamålsenligt extra steg. Utrikes resor är mera sällsynta, dyrare och resplanerna förser akademin med informationen om var våra anställda befinner oss, skulle någon krissituation uppstå någonstans. Man kommer åt den nya portalen också med mobil, så man kan redan under resan ladda upp sina kvitton elektroniskt till portalen om man så vill.

Åbo Akademis kreditkort kommer från och med oktober att följa en ny process. Det som det har mest kommit reaktioner på är detaljen att fakturorna kommer hem till kortinnehavaren. Det har kommit frågor såsom ”litar ni inte på oss?” och ”måste man betala ÅA:s utgifter först själv, före man får pengarna?”. De här är de mest allmänna frågorna, så jag vill besvara dem redan nu.

Det är inte fråga om brist på förtroende. Det är vedertagen praxis i olika organisationer att kortinnehavarna får fakturan hem, och arbetsgivaren ger kortet garanti. Det ändrar sist och slutligen väldigt lite i praktiken. Visst, man måste se till att man betalar fakturan i tid. Men det är en faktura per månad, förutsatt att man använder kortet varje månad. Banken kommer att erbjuda e-fakturering så betalningen är lätt att göra. Andra ändringar är väldigt få – man har hittills också varit tvungen att förklara sin kortanvändning i resesystemet. Det gör man i framtiden också, bara i ett smidigare system. Det borde bli lättare för slutanvändaren att göra sina rese- eller kostnadsersättningsansökningar, eftersom kreditkorten kommer att vara kopplade till det nya resesystemet. Transaktionerna kommer att finnas färdigt i resesystemet och man kan lätt plocka dem till sin reseräkning. Tack vare det nya systemet kan vi undvika extra utredningar och eventuella återkrav på pengar i efterskott, som är enligt min mening felanvändning av resurser och som kunde användas mycket bättre.

I samband med att processer ses över, ska de byggas som sådana att de förebygger missbruk och risker. Jag vill upprepa, att det inte är fråga om brist på förtroende. Det är fråga om helhetsriskbedömning. Vi föredrar att undvika risker i stället för att rätta till saker efteråt. Denna approach gäller inte bara resande, utan är en av nyckelfrågorna i all processutveckling. Det nya systemet synliggör också mera tydligt de anskaffningskanaler som används vid Åbo Akademi.

Man ska inte heller behöva betala räkningen själv först. Banken skickar fakturan månatligen, alltså 1-4 veckor efter själva transaktionen. Därtill har man 30 dagars betaltid. Man har alltså gott om tid att ansöka om och få pengarna före förfallodagen. Vi kommer också att betala ut ersättningarna oftare, en gång per vecka.

Jag är själv övertygad om att denna ändring kommer att underlätta resenärernas arbete. Jag är mycket medveten om att framför allt den forskande och undervisande personalen känner en börda av det administrativa arbetet. Det är en svår ekvation för vilken det inte finns en enkel eller enstaka lösning – men jag hoppas på att vi med denna ändring kan lite bidra till att underlätta situationen.

Om du har frågor kring denna ändring, ber jag dig skicka in dem via blanketten senast 27.9. Frågorna och svaren sammanställs till ett dokument som publiceras på intranätet.

Med vänlig hälsning,
Tapani Harkila
Ekonomidirektör

***
Dear colleagues,

I am sure that you by now have read the news item from last week regarding the new travel & expense system and credit card principles, which are to be taken in use in October. The T&E system will be switched to SAP Travel and the credit card invoices will be sent home to the cardholders. I can very well understand that in particular the credit cards are causing mixed feelings. I will in this post explain why we do this.

Let me begin with the easy part: the change of T&E system. It was unavoidable, as our old Aditro Travel & Expense is end-of-life and will be shut down. SAP Travel is provided to us by Certia, and the end users – travellers and approvers – will be using the same portal where we have Martti, our purchase invoice review and approval activities. The new system is more smooth and intuitive than our old one, and thus we are anticipating that the travellers and approvers will have to spend less time on travel & expense management than before. We have also reviewed the travel principles and decided to remove the requirement for formal travel plans for domestic travel. The domestic travel plans were deemed to have low added value and therefore an unnecessary extra step. International travel is less common, more expensive and the travel plans provide ÅAU with information on where our employees are located, in case a crisis situation would emerge somewhere. The new T&E portal is also accessible with mobile devices, so you can upload photos of your receipts to the system already during your trip.

The ÅAU credit cards will follow a new process from October onwards. The detail which has caused most questions to arise is that the credit card invoices will be sent home to the cardholders. I have received questions such as ”do you not trust us?” and ”do I have to pay up personally first and only then get my money back?”. These two are the most common questions, so I want to answer them already now.

It is not a question of mistrust. It is a best practice, which is utilized in various organisations, that the cardholders get the invoice home, and the employer issues a guarantee on the card. In the end, and in practice, this change is very minor. Sure, you must ensure that you pay the invoice on time. However, it is one invoice per month, provided of course that you use your card every month. The bank will also offer e-invoicing, making the invoice handling even smoother. Other changes are also scarce – you have already now been obliged to disclose of every single expense and usage of your card in the T&E system. Going forward, you do it as well, only in a more streamlined system. It ought to be easier for the end user to do any travel or expense claims, as all credit cards will be linked to the new system. All card transactions will be transferred overnight to the system and it’s easy to pick the relevant ones to your claim. Thanks to the new system, we also avoid additional investigations and possible repayment demands, which in my opinion is wrongful usage of resources and the time could be used much more effectively.

As the processes are thoroughly reviewed, they will also be built so that they prevent abuse and risks. I repeat, this is not a question of mistrust. It’s a case of overall risk management. We prefer to avoid risks instead of correcting them afterwards. This does not only apply to travel processes, but is a key element in all process development. The new system will also increase transparency in all procurement channels that are used at ÅAU.

You will also not need to pay up first. The bank will send the invoices monthly, practically 1-4 weeks after the transaction. And the invoice will have 30 days until due date. Therefore, you will have ample time to make your travel claim and get reimbursed before you will have to make payment. We will also start paying out the reimbursements more frequently, once per week.

I am personally very convinced that this change will cause less burden on the travellers. I am very aware that in particular the academic staff are struggling with the load of administrative work. That is a question with no silver bullet answer, but I am truly hoping that with this change, we can nudge it in the right direction.

If you have questions regarding the changes, I would kindly ask you to submit them via the form by Sep 27th. The questions and answers will be composed to a document which will be published on the intranet.

Sincerely,
Tapani Harkila
Chief Financial Officer