Sedan jag tillträdde som professor 1.5.2009 har tiden för egen forskning kontinuerligt minskat. Det är ett problem, eftersom jag i grunden är en forskare. De alltför långa dagarna fylls av allt möjligt annat än forskning.
Nu blir ju ingen förvånad när jag meddelar att den dagliga administrationen tar på tok för mycket av min tid. Många är säkert trötta på forskarnas gnäll om administrativa uppgifter. ”Det tar ju inte så länge att mata in tentresultaten i Peppi”, får vi höra.
Jag räknade för skojs skull alla de administrativa verktyg som förgyller min vardag. Jag använder dagligen Martti och Moodle. Varje vecka arbetar jag med Travel, Peppi och Artur. Lägg till de månatliga sessionerna i Reportronic. HR-systemet måste också användas nu och då samt givetvis E-tentamen. Urkund bör man konsultera varje gång en avhandling granskas. På grund av våra EU-projekt och annat internationellt samarbete är jag även tvungen att besöka Canvas, vilket är mardrömslikt.
De flesta av dessa system är inte designade för ”sällananvändare”, vilket innebär att man får kämpa en hel del för att hitta rätt.
Problemet är alltså inte den enskilda händelsen i Peppi, utan denna djungel av mer eller mindre dåligt planerande digitala verktyg som universiteten använder.
Vanligen börjar jag min dag med att godkänna räkningar i Martti. Min dator vägrar att visa räkningarna direkt, jag ser bara summorna. Eftersom jag vill veta vad jag gör, är jag tvungen att göra en extra manöver för att få fram själva räkningen. Klick-klick-klick.
Flera gånger i veckan använder jag även Travel. Jag godkänner andras resplaner och reseräkningar. När jag själv åker på arbetsresa, vilket sker relativt ofta, kontaktar jag först resebyrån. De erbjuder flygalternativ. Flygen beställs. Hotellet bokar jag vanligen själv. Jag kollar var jag ska vara och när, dubbelkollar tidtabeller och tar fram kartor. Jag gör en resplan i Travel.
Hittills har jag åkt fel bara en gång. Jag skulle till Tavastehus och hittade mig själv i Jyväskylä. Värre kunde det ha blivit, jag har ju rest i Afrika också. Var ej oroliga, jag betalade förstås de extra kostnaderna som mina irrfärder förorsakade.
Den månatliga sessionen med Reportronic känns direkt meningslös. Det är givetvis viktigt att vi allokerar budgetmedel och externa medel skilt. Men dilemmat är att jag inte kan veta hur många timmar mina medarbetare ska allokera på olika projekt. Det är något som enbart våra administratörer klarar av att räkna. Jag används alltså som gummistämpel. Noteras bör att jag är en gummistämpel med relativt hög lön.
Peppi, nej, jag tänker inte säga något om Peppi. Konstverk ska inte kritiseras innan de är klara. Artur och de andra systemen orkar jag inte heller orda om. Ni förstår redan min poäng.
Vid sidan av dessa digitala äventyr får vi syssla med andra typer av stödfunktioner. Vi bokar utrymmen, beställer kaffe, designar E-blanketter. För några veckor sedan hade Institutet för mänskliga rättigheter ett tjugotal kvinnor från Libyen på besök. De kom från båda sidorna i den svåra konflikten och hade efter hårda ansträngningar kommit överens om att ha dialog. Jag beställde kaffe och ÅA-bakelser.
Efter besöket förstörde jag de e-mail som jag hade fått av gästerna, bland annat deltagarlistan. Det borde jag inte ha gjort, eftersom deltagarlistan ska ingå som bilaga i redovisningen. Jag blev helt matt av att ha glömt det. Jag läste till och med den nya dataskyddsförordningen GDPR i hopp om att den skulle rädda mig. Ni som undrar: listan torde kunna bifogas i redovisningen utan att förordningen hindrar det.
Ibland är jag så frustrerad att jag har lust att skrika.
Jag behöver närstöd. Jag kan inte springa från en människa till en annan för att få diverse saker skött. Jag behöver en allt-i-allo som hanterar de administrativa uppgifterna som hackar sönder mina dagar. Jag behöver inte ha denna människa enbart för mig själv, utan jag delar gärna.
Vi måste börja diskutera forskarnas administrativa belastning på allvar. Det är inget fel på våra administratörer, tvärtom, de är fantastiska superhjältar. Men om en professor använder i genomsnitt en timme om dagen (minst) till administrativa rutinuppgifter har vi ett problem någonstans.
Det är uppenbart att vi alla har för mycket att göra. Då måste vi som kollektiv granska kritiskt vår arbetsbörda och våga avstå från det som inte är nödvändigt. Vi borde också förenkla våra processer. Likaväl bör vi hitta smarta sätt att flytta stödet närmare användarna.
Vi har talat om allt detta en lång tid, nu är det dags att agera.