Etikettarkiv: tid

En frustrerad professors bekännelser

Elina Pirjatanniemi, , ,

Elina PirjatanniemiSedan jag tillträdde som professor 1.5.2009 har tiden för egen forskning kontinuerligt minskat. Det är ett problem, eftersom jag i grunden är en forskare. De alltför långa dagarna fylls av allt möjligt annat än forskning.

Nu blir ju ingen förvånad när jag meddelar att den dagliga administrationen tar på tok för mycket av min tid. Många är säkert trötta på forskarnas gnäll om administrativa uppgifter. ”Det tar ju inte så länge att mata in tentresultaten i Peppi”, får vi höra.

Jag räknade för skojs skull alla de administrativa verktyg som förgyller min vardag. Jag använder dagligen Martti och Moodle. Varje vecka arbetar jag med Travel, Peppi och Artur. Lägg till de månatliga sessionerna i Reportronic. HR-systemet måste också användas nu och då samt givetvis E-tentamen. Urkund bör man konsultera varje gång en avhandling granskas. På grund av våra EU-projekt och annat internationellt samarbete är jag även tvungen att besöka Canvas, vilket är mardrömslikt.

De flesta av dessa system är inte designade för ”sällananvändare”, vilket innebär att man får kämpa en hel del för att hitta rätt.

Problemet är alltså inte den enskilda händelsen i Peppi, utan denna djungel av mer eller mindre dåligt planerande digitala verktyg som universiteten använder.

Vanligen börjar jag min dag med att godkänna räkningar i Martti. Min dator vägrar att visa räkningarna direkt, jag ser bara summorna. Eftersom jag vill veta vad jag gör, är jag tvungen att göra en extra manöver för att få fram själva räkningen. Klick-klick-klick.

Flera gånger i veckan använder jag även Travel. Jag godkänner andras resplaner och reseräkningar. När jag själv åker på arbetsresa, vilket sker relativt ofta, kontaktar jag först resebyrån. De erbjuder flygalternativ. Flygen beställs. Hotellet bokar jag vanligen själv. Jag kollar var jag ska vara och när, dubbelkollar tidtabeller och tar fram kartor. Jag gör en resplan i Travel.

Hittills har jag åkt fel bara en gång. Jag skulle till Tavastehus och hittade mig själv i Jyväskylä.  Värre kunde det ha blivit, jag har ju rest i Afrika också. Var ej oroliga, jag betalade förstås de extra kostnaderna som mina irrfärder förorsakade.

Den månatliga sessionen med Reportronic känns direkt meningslös. Det är givetvis viktigt att vi allokerar budgetmedel och externa medel skilt. Men dilemmat är att jag inte kan veta hur många timmar mina medarbetare ska allokera på olika projekt. Det är något som enbart våra administratörer klarar av att räkna. Jag används alltså som gummistämpel. Noteras bör att jag är en gummistämpel med relativt hög lön.

Peppi, nej, jag tänker inte säga något om Peppi. Konstverk ska inte kritiseras innan de är klara. Artur och de andra systemen orkar jag inte heller orda om. Ni förstår redan min poäng.

Vid sidan av dessa digitala äventyr får vi syssla med andra typer av stödfunktioner. Vi bokar utrymmen, beställer kaffe, designar E-blanketter. För några veckor sedan hade Institutet för mänskliga rättigheter ett tjugotal kvinnor från Libyen på besök. De kom från båda sidorna i den svåra konflikten och hade efter hårda ansträngningar kommit överens om att ha dialog. Jag beställde kaffe och ÅA-bakelser. 

Efter besöket förstörde jag de e-mail som jag hade fått av gästerna, bland annat deltagarlistan. Det borde jag inte ha gjort, eftersom deltagarlistan ska ingå som bilaga i redovisningen. Jag blev helt matt av att ha glömt det. Jag läste till och med den nya dataskyddsförordningen GDPR i hopp om att den skulle rädda mig. Ni som undrar: listan torde kunna bifogas i redovisningen utan att förordningen hindrar det.

Ibland är jag så frustrerad att jag har lust att skrika.

Jag behöver närstöd. Jag kan inte springa från en människa till en annan för att få diverse saker skött. Jag behöver en allt-i-allo som hanterar de administrativa uppgifterna som hackar sönder mina dagar. Jag behöver inte ha denna människa enbart för mig själv, utan jag delar gärna.

Vi måste börja diskutera forskarnas administrativa belastning på allvar. Det är inget fel på våra administratörer, tvärtom, de är fantastiska superhjältar. Men om en professor använder i genomsnitt en timme om dagen (minst) till administrativa rutinuppgifter har vi ett problem någonstans.

Det är uppenbart att vi alla har för mycket att göra. Då måste vi som kollektiv granska kritiskt vår arbetsbörda och våga avstå från det som inte är nödvändigt. Vi borde också förenkla våra processer. Likaväl bör vi hitta smarta sätt att flytta stödet närmare användarna.

Vi har talat om allt detta en lång tid, nu är det dags att agera.

Tid för eftertanke?

Åsa Bengtsson, ,

Åsa BengtssonEgentligen är det hela mycket enkelt. Kunskapen får vi med oss redan från barnsben och bygger på babyloniernas uråldriga kalkyler som senare har raffinerats till dagens gregorianska kalender. Dygnet har 24 timmar och veckan 7 dagar. Året består av 12 månader och 365 dagar.

Denna enkla uppställning förutsätter i och för sig att man bortser ifrån det underbara skottåret. En logik som påminner om den som anammas av vissa butikskedjor. Enligt vår tideräkning får du varken procent eller gula bollar men om du använder tillräckligt många dagar får du en extra i bonus!

Men tillbaka till det som trots allt är vardag. Till de små enheterna i form av timmarna, dygn och veckor. Det hela är som sagt inte speciellt komplicerat. Vi vet vad vi har att röra oss med och ändå tenderar tiden att ta slut. Uppgifterna, möjligheterna och viljan tycks alltid omfattande mer än vad dygnets timmar tillåter.

Faktum är att forskning visar att vårt moderna samhälle – där vi är ständigt uppkopplade och nåbara och information om all världens detaljer inte finns längre bort än en snabbt avklarad internetsökning – får oanade och oönskade konsekvenser. Vi håller på att förlora förmågan att koncentrera oss på en sak längre tid åt gången. Och när koncentrationsförmågan flyger ut genom fönstret försvinner även vår ro till djupare analys, förståelse och noggrannhet.

Dagens informationssamhälle håller på att forma ett människosläkte bestående av sönderstressade multi-taskare, beroende av ständig retning och direkt tillfredsställelse. Människor som varken orkar eller har tid att ta sig igenom den tunga startsträcka som automatiskt ingår uppgifter som kräver djupare tankearbete. Det är så lätt att förivra sig och låta sig distraheras av allt som händer. Just när något är på gång att uppsluka oss plingar det till i e-posten eller så ringer telefonen. Tanken flyger iväg och när vi sedan återvänder måste hindren utmed startsträckan avverkas på nytt. Värdefull ork och tid har gått om intet.

Samtidigt har den tekniska utvecklingen skapat otroliga möjligheter via sin snabbhet och informationstillgång. När man som forskare för något decennium sedan var tvungen att spendera flera år med att söka sig fram material i böcker och arkiv krävs det idag inte mer än några sökord samt ett och annat klickande. Möjligheterna är oändliga. Det svåra är snarast att välja. Att ta ställning till vad man skall satsa sin energi på när det finns så fantastiskt mycket godis inom räckhåll.

Att människan som biologisk varelse inte utvecklas i samma takt som den omvärld hon genom sin intelligens skapar är uppenbart. Våra impulser och instinkter leder oss till aldrig tidigare skådade stressnivåer, burnouter och långtidssjukskrivningar på löpande band. Ändå vill jag tro att det mesta kan hanteras genom att vi blir medvetna om potentiella problem. Istället för att låta oss uppslukas kan vi välja att plocka russinen ur kakan.

Några saker är uppenbara: Vi kan stänga av telefonen. All e-post måste inte besvaras direkt. Nyheterna kan läsas senare och Facebook-statusen klarar sig utan uppdatering. Men alla måste finna sina metoder. Kanske det handlar om att dela in dagen i delar? En del för kommunikation och snabba beslut. En annan del med tid för eftertanke. Där tystheten och koncentrationen får den plats de förtjänar.  Personligen har jag bestämt mig för att välja med omsorg och bli bättre på att säga nej. Åtminstone tills nästa gång telefonen ringer och någon kommer med ett lockande erbjudande.