Pablo Picasso lär ha sagt att det tog honom 10 år att lära sig teckna professionellt och en livstid att lära sig måla som ett barn. Det finns ett viktigt budskap i detta uttalande men jag önskar att han hade avslutat sin mening och även sagt att utan att lära sig teknik och precision skulle han inte kunnat måla alls.

Tittar man på samhällsutvecklingen genom den molekylära biovetarens glasögon har pandemiåret fört med sig glädjeämnen i form av en ökad allmänbildning.  Människan på gatan diskuterar mRNA-vacciner och immunitet med samma lätthet och engagemang som hon diskuterar politik, jämlikhet och demokrati. Åbo Akademis vision är att vara bildningsuniversitetet i Norden. Ett ambitiöst mål som Åbo Akademi arbetar för med nya utbildningar och utbildningsprogram.

Jag hoppas att strategerna vid Åbo Akademi inte definierar bildning snävt och traditionellt.

Globala tankesmedjor har förutspått att de kommande decennierna kommer att kännetecknas av den ”biologiska revolutionen”, Livet 2.0. I början av detta år presenterades den första självläkande levande roboten, Xenoboten. Genetiskt modifierade immunceller används redan som cancerbehandling. Grundläggande kunskap om de biologiska program som styr livet erbjuder möjligheter för nya medicinska, men också andra mindre uppenbara tillämpningar.  Upptäckter kring livets programvara kan tillämpas för kreativa lösningar på dagens stora utmaningar inom hälsa, energi och klimat. Vi kan programmera växter att producera mediciner där dessa mediciner behövs och överkomma utmaningar med transporter och förvaring. Vi kan utnyttja den blågröna algens unika förmåga att omvandla solljus till energi i framtida biologiska solceller för att möta energikrisens utmaningar. Biomolekylär kunskap kan användas för att utveckla den levande mjukvaran där den binära koden bestående av nollor och ettor ersätts med DNA kodens A, G, C och T. Den syntetiska biologin kan använda kunskapen för att kemiskt syntetisera komplexa biologiska system som uppvisar funktioner vilka ännu inte existerar i naturen. Detta kräver långsiktiga strategiska satsningar. Biovetenskaperna vid Åbo Akademi är framgångsrika. Lokala styrkor i bioteknik och infrastruktur, den aktiva läkemedelsindustrin och nya satsningar som placeringen av det nationella centret för läkemedelsutveckling i Åbo ger Åbo Akademi unika förutsättningar att spela en aktiv och strategisk roll.

De som seglar vet att man inte skotar in seglet i medvind. Åbo Akademi har infört ett strikt sparprogram och omdirigerar pengar med bestämd hand. Jag hoppas att detta är ett led i en evolution, den levande naturens sätt att skapa hållbart och robust liv för miljoner och 24 år framåt och inte en revolution, människans sätt att omkullkasta rådande förhållanden. Som molekylär biovetare från Åbo Akademi skulle jag gärna bidra med att bekämpa nästa pandemi med andra redskap än sång, åderlåtning och böner.

Cecilia Sahlgren

Professor i cellbiologi

[In English below.]

I nöd och lust, sägs det.

Arlanda sent på kvällen, än en gång väntar jag på det sista flyget till Åbo. Möjligen en efterhandskonstruktion, men visst var det färre människor den kvällen?

Nyheterna droppar allt tätare och känslan av osäkerhet börjar kännas konkret. Jag anstränger mej för att inte komma någon för nära. Men det är svårt att undvika kontakt på lokaltåget i Oslo. På hemvägen känns det skönt att invänta flyget i Gardermoen och några timmar senare få sitta nästintill ensam i F-terminalen på Arlanda.

Många med mig minns antagligen var ni befann er när WHO utlyste pandemin, den 13 mars 2020. Följande dag fick jag besked från den hastigt inkallade krisledningsgruppen: ”vi har just insett att du kom hem från utlandet, det är bäst att du tar 14 dagars karantän hemma, för vi måste vara försiktiga nu”. ”Troligen är jag den första vid ÅA som sattes i karantän”, tänkte jag hemma vid köksbordet, lite förnöjd över den särbehandlingen.

Några dagar senare möter vi alla de ödesmättade orden ”Jag skriver till er för att meddela att regeringens beslut att stänga utbildningsinstitutioner innebär att Åbo Akademi kommer att stänga sina dörrar: våra fysiska campus stängs och all kontaktundervisning upphör från och med onsdagen den 18 mars 2020”. Nästintill profetiskt uppmanade rektor Moira von Wright oss redan då med orden ”håll er på minst två meters avstånd från varandra”.

Det som hände de följande dagarna, veckorna, månaderna framstår i dagens perspektiv som en magnifik uppvisning av flexibilitet, solidaritet och vilja att kämpa med och för varandra, personal för studerande, lärare för kollega, doktorand för handledare, studerande för sin kurs, för varandra, för sin utbildning, ja alla för alla. Allt var lika förutsägbart kaotiskt som överskådligt naivt.

”Jag tror vi bäst behöver se framför oss en vision som kretsar kring balansakten mellan mod och tålamod”, skrev jag själv i mitt mail till personalen för ett år sedan och fortsatte: ”att ständigt tvingas övervinna oss själva och likafullt inte lägga ribban för högt. Mod och tålamod! Nu är det maraton som gäller. På måndagen börjar termin 4. Vila er under helgen!”

Utan träning är det få som springer ett maratonlopp. Utan träning förväntades vi springa ett sådant, och vi springer fortfarande. Entusiasm och känslan av solidaritet, snabba ryck, omformation av stöd, nya former för allt, möten, livet, studier, forskning, det lilla extra, tog vid och med rätt inställning går allt – en tid.

Att inse att våra första årets studerande – trots goda planer men givet pandemins irriterande framfart – nästan enbart har erfarenhet av ett platslöst campus och likafullt uthärda realiteten att antagningen av nya studerande igen sker i skuggan av det pågåendet undantaget är tungt. För att uttrycka det milt.

Ja, jag vill uttrycka mina tankar så milt som möjligt. Det ambivalenta finns där hela tiden, det nöts inte bort. Smärtan över att det förlorade inte finns och det tänkta, det planerade, inte blev – den smärtan lindras endast delvis av att vi trots allt lyckats rätt bra i att balansera säkerhet med att fortsätta vår verkamhet.

Våra första årets studerande har på ett plan klarat sina studier bättre än de föregående årens gulnäbbar. Under 2020 kunde vi utexaminera flera magisterar än på flera år. Samtidigt är det uppenbart att det tär på krafterna att springa maraton otränad. Allt fler är trötta, ensamma, uppgivna. Livsutrymmet snävas in, det sociala är utspätt, det rekreativa är, känns och förblir stumt.

I backspegeln noterar jag följande antagande: ”Nästa vecka kommer studeranden in i den nya studiemiljö vi skapat. De är som vi. Vissa är stora och utstrålar stort självförtroende, andra bryts nästan sönder av osäkerhet och ensamhet. Jag vet att ni gör allt ni kan för att förbereda er för det kommande, men minns att osäkerhet finns på båda sidorna”.

Jag är helt övertygad om att vi alla gjorde och tänkte så. Idag, ett år senare, finns osäkerheten säkert kvar, men den har ändrat form, kanske t.o.m. karaktär. Efter hundratals timmar av Zoom, Teams, Yammer, Mural, efter tusentals suckar och tankar fyllda med längtan efter kramar, fester, social samvaro, fri tillgång till rum, bibliotek, laboratorier, seminarier, vänner, debatter, flanörskap, ja allt vad ett campusliv för med sig, kvarstår den enkla frågan: när blir det nya bestående och i vilken form?

Ett år, ett liv, ditt och mitt liv. Festens undantag och undantagens olidliga vardag.

Undantag jo, hela tiden. Men vi har inte stängt, inte gett upp. Snarare tvärtom har efterfrågan på det vi gör ökat. Vi kan helt enkelt inte stänga, vi vill inte ge upp.

#Åakärlek är som andra slags kärlekar, tänker jag mig. Den hittar sina vägar och trotsar t.o.m. allt förnuft. Hoppas jag.

Mikael Lindfelt, prorektor

For better or for worse, it is said.

Arlanda late in the evening, once again I am waiting for the last flight to Turku. Possibly a post-construction, but I’m pretty sure there were fewer people that night?

The news is trickling in more and more often, and the feeling of insecurity is starting to feel concrete. I make an effort not to get too close to anyone. But it is difficult to avoid contact on the local train in Oslo. On the way home, it feels good to wait for the flight in Gardermoen Airport and a few hours later to sit almost alone in Terminal F at Arlanda.

Like me, many probably remember where you were when WHO announced the pandemic, on 13 March 2020. The following day, I received a message from the hastily convened crisis management team: “We have just noticed that you came home from abroad, it is best that you quarantine yourself at home for 14 days because we have to be careful now.” “I’m probably the first at ÅA to be quarantined,” I thought at home at the kitchen table, a little pleased with the special treatment.

A few days later, we all received those fateful words, “I am writing to you to announce that the government’s decision to close educational institutions means that Åbo Akademi University will close its doors: our physical campus will close and all contact teaching will cease starting on 18 March 2020”. Almost prophetically, Rector Moira von Wright urged us already then to “stay at least two meters apart”.

What happened in the following days, weeks, and months seems, from today’s perspective, like a magnificent display of flexibility, solidarity and willingness to fight with and for each other, personnel for students, teachers for colleagues, doctoral students for supervisors, students for their courses, for each other, for their education, yes everyone for everyone. Everything was as predictably chaotic as it was clearly naive.

“I think we really need to picture a vision that revolves around the balancing act between courage and patience”, I wrote in an email to the personnel a year ago and continued: “to constantly be forced to exceed ourselves while still not setting the bar too high. Courage and patience! Now it’s the marathon that counts. Term 4 begins on Monday. Rest during the weekend!”

Few people run a marathon without training. We were expected to run one without training, and we are still running. Enthusiasm and the feeling of solidarity, quickly adapting, regrouping of support, new forms of everything, meetings, life, studies, research, the little extra, took over and with the right attitude, everything works—for a while.

Realizing that our first-year students—despite good plans but given the pandemic’s annoying progress—have almost exclusively experienced a vacant campus, and still weathering the reality that the admission of new students is again happening in the shadow of the ongoing exception, is tough. To put it mildly.

Yes, I want to express my thoughts as mildly as possible. The ambivalence is always there, it does not let up. The pain of what was lost not existing and the thought of the plans that did not come to fruition—that pain is only partially relieved by the fact that we have, after all, succeeded quite well in balancing safety and continuing our activities.

Our first-year students have, in a way, managed their studies better than the freshmen of previous years. In 2020, we were able to graduate more master’s students than we had in several years. At the same time, it is obvious that running a marathon untrained is draining. More and more people are tired, lonely, feeling defeated. The space in which we live is limited, our social lives are watered down, our recreational activities are, feel and remain non-existent.

In hindsight, I note the following assumption: “Next week, the students will enter the new study environment we have created. They are like us. Some are optimistic and radiate great self-confidence, others are almost broken by insecurity and loneliness. I know that you are doing everything you can to prepare for the future, but remember that there is uncertainty on both sides”.

I’m absolutely convinced that we all acted and thought like that. Today, a year later, the uncertainty certainly remains, but it has changed form, perhaps even character. After hundreds of hours of Zoom, Teams, Yammer, Mural, after thousands of sighs and thoughts filled with the longing for hugs, parties, social gatherings, free access to rooms, libraries, laboratories, seminars, friends, debates, strolling around, yes everything a campus life brings with it, the simple question remains: when will the new become permanent and in what form?

One year, one life, your life and mine. The exception of the party and the unbearable everyday exceptions.

Exceptions, yes, all the time. But we have not closed, not given up. On the contrary, demand for what we do has increased. We simply cannot close, we do not want to give up.

#Åakärlek is like other kinds of love, I think. It finds its way and defies all reason. I hope.

Mikael Lindfelt, Vice-rector

Diplomatisk dialog mellan V. Putin och S. Niinistö den 28 december 2020

Putin: Min käre vän och ärade kollega, Herr President Niinistö, jag hälsar Er så hjärtligt! Ni är en av de stora internationellt erkända gestalterna i dagens ’diplomatie mondiale’; Ni Herr Republikens president är en av grundpelarna för en positiv och konstruktiv dialog mellan våra nationer under årtiondenas gång. Vår vänskap och växelverkan har utvecklats i gynnsam riktning under det gångna året; igen, tack vare Era outtröttliga och osjälviska insatser! Ni har konsekvent arbetat för en stabiliserad världsfred med paritet: där ligger Er politiska visdom och storhet som alltid kommer att få ett starkt stöd av Finlands folk.

Niinistö: Till Eder Excellens, den högt  folkvalda Presidenten för den historiska Ryska Federationen, den högst uppskattade ledaren för ett förenat men diversifierat fosterland: jag framför det finska folkets och mina personliga lyckönskningar och  sympatier till Er starka och ansvarsfulla nation och framför allt, till Er och till Eder familj och kolleger personligen.  Under det gångna året har stora framgångar präglats av den ryska högteknologin, tack vare Ert ständiga och outtröttliga stöd och medverkan: kemisk gift mot nationens fiender, provokatörer och separativa terroristiska element samt en motgift mot den mänskligt så tragiska pandemin Corona.  Vaccineringen mot Corona är Sputnik mot denna förfärliga epidemi; det vittnar om Er vetenskap, Er teknologi och forskarnas starka vilja för mänsklighetens bästa ! Endast den framtida historiska forskningen kan fullt uppskatta Era insatser för mänskligheten, för Europa och – framför allt – för Finland. Alexander I gav oss autonomi, Nikolaj II gav oss folkvald riksdag (som första nation med kvinnornass rösträtt i Europa), V. I. Lenin erkände Finlands självständighet den 31 december 1917. Ni Herr President Putin är en stabil och kär vän av mig och hela den finländska nationen. Jag tackar Er djupt, vi står tillsammans, vi kämpar tillsammans!

Putin: Herr President Niinistö, jag tackar Er för den vänliga, detaljerade och intellektuella analysen av världssituationen och våra bilaterala förhållanden. Jag önskar Er och hela det finländska folket ett Gott Nytt År 2021!

Tapio Salmi, Akademiprofessor (FA), Professor i kemisk reaktionsteknik (ÅA)

PS. Denna text är fullständigt fiktiv. Jag önskar alla läsare ett trevligare år 2021!  Vi återkommer med nya inlägg 2021.

Bästa kollegor,

Ni har säkert hunnit läsa förra veckans nyhet om det nya resesystemet och de nya kreditkortsprinciperna, som Åbo Akademi tar i bruk i oktober. Resesystemet byts till SAP Travel och för kreditkorten kommer innehavarna att få räkningen hem. Jag förstår mycket väl att framför allt kreditkorten väcker känslor. Jag ska här förklara varför vi gör detta.

Jag börjar med det enklare: bytet av resesystem. Det var oundvikligt, eftersom vår gamla Aditro Travel & Expense kommer att stängas ner. SAP Travel erbjuds av Certia och fungerar för slutanvändarna – resenärerna och godkännarna – i samma portal där vi har Martti, alltså sakgranskningen och godkännandet av inköpsfakturor. Det nya systemet är smidigare och mera intuitivt än vårt gamla, och därmed förväntar vi oss att resenärerna och godkännarna kommer att använda mindre tid på resehanteringen än tidigare. Vi har också sett över reseprinciperna och kommer att slopa kravet på formella resplaner för inrikes resor. Resplanerna ansågs ha lågt informationsvärde och vara ett oändamålsenligt extra steg. Utrikes resor är mera sällsynta, dyrare och resplanerna förser akademin med informationen om var våra anställda befinner oss, skulle någon krissituation uppstå någonstans. Man kommer åt den nya portalen också med mobil, så man kan redan under resan ladda upp sina kvitton elektroniskt till portalen om man så vill.

Åbo Akademis kreditkort kommer från och med oktober att följa en ny process. Det som det har mest kommit reaktioner på är detaljen att fakturorna kommer hem till kortinnehavaren. Det har kommit frågor såsom ”litar ni inte på oss?” och ”måste man betala ÅA:s utgifter först själv, före man får pengarna?”. De här är de mest allmänna frågorna, så jag vill besvara dem redan nu.

Det är inte fråga om brist på förtroende. Det är vedertagen praxis i olika organisationer att kortinnehavarna får fakturan hem, och arbetsgivaren ger kortet garanti. Det ändrar sist och slutligen väldigt lite i praktiken. Visst, man måste se till att man betalar fakturan i tid. Men det är en faktura per månad, förutsatt att man använder kortet varje månad. Banken kommer att erbjuda e-fakturering så betalningen är lätt att göra. Andra ändringar är väldigt få – man har hittills också varit tvungen att förklara sin kortanvändning i resesystemet. Det gör man i framtiden också, bara i ett smidigare system. Det borde bli lättare för slutanvändaren att göra sina rese- eller kostnadsersättningsansökningar, eftersom kreditkorten kommer att vara kopplade till det nya resesystemet. Transaktionerna kommer att finnas färdigt i resesystemet och man kan lätt plocka dem till sin reseräkning. Tack vare det nya systemet kan vi undvika extra utredningar och eventuella återkrav på pengar i efterskott, som är enligt min mening felanvändning av resurser och som kunde användas mycket bättre.

I samband med att processer ses över, ska de byggas som sådana att de förebygger missbruk och risker. Jag vill upprepa, att det inte är fråga om brist på förtroende. Det är fråga om helhetsriskbedömning. Vi föredrar att undvika risker i stället för att rätta till saker efteråt. Denna approach gäller inte bara resande, utan är en av nyckelfrågorna i all processutveckling. Det nya systemet synliggör också mera tydligt de anskaffningskanaler som används vid Åbo Akademi.

Man ska inte heller behöva betala räkningen själv först. Banken skickar fakturan månatligen, alltså 1-4 veckor efter själva transaktionen. Därtill har man 30 dagars betaltid. Man har alltså gott om tid att ansöka om och få pengarna före förfallodagen. Vi kommer också att betala ut ersättningarna oftare, en gång per vecka.

Jag är själv övertygad om att denna ändring kommer att underlätta resenärernas arbete. Jag är mycket medveten om att framför allt den forskande och undervisande personalen känner en börda av det administrativa arbetet. Det är en svår ekvation för vilken det inte finns en enkel eller enstaka lösning – men jag hoppas på att vi med denna ändring kan lite bidra till att underlätta situationen.

Om du har frågor kring denna ändring, ber jag dig skicka in dem via blanketten senast 27.9. Frågorna och svaren sammanställs till ett dokument som publiceras på intranätet.

Med vänlig hälsning,
Tapani Harkila
Ekonomidirektör

***
Dear colleagues,

I am sure that you by now have read the news item from last week regarding the new travel & expense system and credit card principles, which are to be taken in use in October. The T&E system will be switched to SAP Travel and the credit card invoices will be sent home to the cardholders. I can very well understand that in particular the credit cards are causing mixed feelings. I will in this post explain why we do this.

Let me begin with the easy part: the change of T&E system. It was unavoidable, as our old Aditro Travel & Expense is end-of-life and will be shut down. SAP Travel is provided to us by Certia, and the end users – travellers and approvers – will be using the same portal where we have Martti, our purchase invoice review and approval activities. The new system is more smooth and intuitive than our old one, and thus we are anticipating that the travellers and approvers will have to spend less time on travel & expense management than before. We have also reviewed the travel principles and decided to remove the requirement for formal travel plans for domestic travel. The domestic travel plans were deemed to have low added value and therefore an unnecessary extra step. International travel is less common, more expensive and the travel plans provide ÅAU with information on where our employees are located, in case a crisis situation would emerge somewhere. The new T&E portal is also accessible with mobile devices, so you can upload photos of your receipts to the system already during your trip.

The ÅAU credit cards will follow a new process from October onwards. The detail which has caused most questions to arise is that the credit card invoices will be sent home to the cardholders. I have received questions such as ”do you not trust us?” and ”do I have to pay up personally first and only then get my money back?”. These two are the most common questions, so I want to answer them already now.

It is not a question of mistrust. It is a best practice, which is utilized in various organisations, that the cardholders get the invoice home, and the employer issues a guarantee on the card. In the end, and in practice, this change is very minor. Sure, you must ensure that you pay the invoice on time. However, it is one invoice per month, provided of course that you use your card every month. The bank will also offer e-invoicing, making the invoice handling even smoother. Other changes are also scarce – you have already now been obliged to disclose of every single expense and usage of your card in the T&E system. Going forward, you do it as well, only in a more streamlined system. It ought to be easier for the end user to do any travel or expense claims, as all credit cards will be linked to the new system. All card transactions will be transferred overnight to the system and it’s easy to pick the relevant ones to your claim. Thanks to the new system, we also avoid additional investigations and possible repayment demands, which in my opinion is wrongful usage of resources and the time could be used much more effectively.

As the processes are thoroughly reviewed, they will also be built so that they prevent abuse and risks. I repeat, this is not a question of mistrust. It’s a case of overall risk management. We prefer to avoid risks instead of correcting them afterwards. This does not only apply to travel processes, but is a key element in all process development. The new system will also increase transparency in all procurement channels that are used at ÅAU.

You will also not need to pay up first. The bank will send the invoices monthly, practically 1-4 weeks after the transaction. And the invoice will have 30 days until due date. Therefore, you will have ample time to make your travel claim and get reimbursed before you will have to make payment. We will also start paying out the reimbursements more frequently, once per week.

I am personally very convinced that this change will cause less burden on the travellers. I am very aware that in particular the academic staff are struggling with the load of administrative work. That is a question with no silver bullet answer, but I am truly hoping that with this change, we can nudge it in the right direction.

If you have questions regarding the changes, I would kindly ask you to submit them via the form by Sep 27th. The questions and answers will be composed to a document which will be published on the intranet.

Sincerely,
Tapani Harkila
Chief Financial Officer