Human resource management: kursbloggar

Under förra veckans föreläsning talade vi bl.a. om olika slags belöningssystem. Det traditionella (bureaucratic rewarding) belöningssystemet består oftast av bl.a. fast månads- eller dagslön, medan ett modernare belöningssystem (postmodern rewarding) består ofta av provisioner eller olika slags bonus som är beroende av den anställdas prestationer.

Jag kom att tänka på faktorer som motiverar och hittade också lite info på en webb-sida som är avsedd för chefer och ledare i organisationer (Esimies.info valmennusverkko 2011). Pengar motiverar så klart, men jag anser att det behövs även andra faktorer som motiverar, speciellt om det är frågan om ett långvarigt jobb och inte t.ex. ett sommarjobb. Idag påpekar man allt mer hur viktigt det är att skapa mening runt det man gör. Därmed tycker jag att arbetsgivaren borde lägga allt mera tid på att diskutera med den anställda vad just dennes roll är i organisationen, varför denne är viktig och vad denne kan nå med sitt arbete. Förutom att vara medveten om att man gör något betydelsefullt, är det även viktigt att regelbundet få feedback.

På tal om provisioner och bonus, kan dessa ha förutom en positiv påverkan på de anställdas motivation, även en mycket negativ påverkan. Provisioner och bonus kan motivera de anställda att arbeta flitigare men de kan också lätt försämra arbetsmiljön och stämningen. En anställd som erhåller bonus för ett bra utfört arbete kan så klart motivera de andra att arbeta bättre på ett positivt sätt, men detta kan också skapa en känsla av orättvisa i organisationen. Detta kan leda till att arbetskompisarna plötsligt blir varandras medtävlare fastän de borde stöda varandra, eftersom de alla hör till en och samma organisation.  Liknande moderna belöningssystem passar inte in i alla organisationer, eftersom det i långa loppet kan leda till att de anställda inte längre kommunicerar (delar på information, idéer, ger feedback) på samma sätt som förut vilket till sist leder till att hela verksamheten lider.

Jag anser alltså att immateriell belöning som coaching, feedback, utvecklingsdiskussion är helt lika viktiga, ibland även viktigare, än materiell belöning. Arbetsgivare borde allt mera försöka skapa mening runt det som de anställda gör.

Jag har lyst med min frånvaro i akademin eftersom min praktik dragit igång uppe i Österbotten. Jag agerar konsult (eller utvecklings koordinator) i en organisation. Jag hade fått en vag bild över problem som rådde redan innan jag började, och nu en vecka in i arbetet, vet jag inte riktigt var jag ska börja nysta upp råddan. Problemen, som så många andra problem, grundar sig i bristfällig kommunikation. Det är till och med svårt att göra en simpel SWOT-analys i och med att så få läser, eller bryr sig om sin e-mail, vilket råkar vara en av de få kanalerna för kommunikation som organisationen använder.

Oberoende tror jag nog att jag ändå på så här kort tid fått en ganska bra bild över vad som måste göras för att förbättra situationen någorlunda. Bekymret jag uttryckte tidigare var mera att jag är fundersam över i vilken ordning jag ska reda ut problemen. Faktum är att mycket av det jag gör och de åtgärderna jag tänkte försöka vidta hör till vad som annars skulle falla under en HR-persons ansvar.

Jag har hittills samlat information om allmän trivsel, motivation, organisationsmedlemmarnas syn på deras möjlighet att påverka och om de har förslag på vad som i organisationen kunde förbättras. Denna information har jag fått genom individuella samtal och gruppdiskussioner. Som tidigare nämnt har jag även en SWOT-analys på gång. Dess mera skuggar jag olika personer från olika nivåer av hierarkin för att få en insikt om deras verkliga arbetsuppgifter, och för att eventuellt stöta på konflikter eller andra för mig betydande händelser i deras vardag. Jag har också bekantat mig med tidigare årsberättelser, läst protokoll från olika möten, deltagit i möten, läst olika bestämmelser publicerade från organen högre upp och såklart även stiftat bekantskap med den egna organisationens regler. Dess mera har jag kollat på organisationens verktyg för att mäta kompetens och trivsel, och utvecklat ett 360-graders utvärderings formulär.

Organisationen har ingen HR-person, och en av uppgifterna jag från början tilldelades var att utreda huruvida en person med sådan titel behövs anställas till organisationen. Ur det jag skrivit ovan kunde man eventuellt tänkas härleda att jo, om någon hade den positionen så hade knappast dylika problem varit aktuella. Dock tycker jag inte att det är riktigt så lätt. Jag har nämligen den föreställningen att om jag sköter mitt arbete bra, hittar enkla, tillämpningsbara lösningar, kommer organisationen kunna hålla sig ur den här råddan i framtiden. Jag tänkte såklart lämna efter mig en och annan rapport och många olika små guider för problem-hantering, och framför allt väl implementerade rutiner.  Naturligtvis kommer möten med personalen hållas under vilka jag presenterar det jag funnit och det jag planerat. Alltså, jag hoppas på att kunna lära organisationsmedlemmarna lösa sina egna problem i framtiden.

Jag frågar mig själv, hur viktigt är det med HR-personens kontinuerliga närvaro i företaget? Behövs en HR-person om deras uppgifter fördelas ändamålsenligt på organisationens medlemmar? Kort sagt, när behövs en HR-person egentligen?

– Annika

Jag kom att tänka på en lite annorlunda aspekt av arbetstrivsel, nämligen gruppdynamiken på arbetsplatsen och chefens roll i dynamiken. De flesta arbeten involverar arbete i grupper på något sätt. Jag tror att arbetstrivseln påverkas mycket av hur bra grupparbetet med medarbetarna fungerar. Jag har ett exempel på gruppdynamik som inte fungerade från mina egna arbetserfarenheter.

Jag hade ett sommarjobb där jag skulle jobba intensivt i en liten grupp och jag tyckte alla i gruppen var väldigt trevliga men vårt samarbete fungerade inte. I detta fall tror jag att det mest berodde på chefen, som enligt mig inte hade den rätta personligheten för att ha en ledarroll. Hen var energisk, och hade en massa idéer men samtidigt var hen väldigt oorganiserad och fokuserade hellre på sina egna idéer än på att leda oss andra. Detta ledde för min del till att jag inte visste vad som förväntades av mig. Många andra i gruppen kände likadant. Eftersom jag aldrig visste vad som egentligen hände eller vad som förväntades av mig använde jag mer tid på att stressa över att allt var så råddigt och på att försöka ta reda på vad jag borde göra, än att faktiskt sköta mitt jobb. Så även om jag tyckte att chefen var jättetrevlig påverkade hen min arbetstrivsel på ett negativt sätt genom att inte agera som en chef.

Någon annan som råkat ut för något liknande? Vad borde man göra i en sådan här situation?

Är det okej att hänga på facebook eller andra sociala medier på arbetstid? Den frågeställningen har många arbetsgivare fått ta ställning till på senare tider. En del företag är oroade över att arbestagarna sprider företagshemligheter på sociala medier och har därför satt upp olika tekniska barriärer för att hindra personalen från att komma åt sidan medan andra upplever att personalen bara lorvar och fumlar bort sin arbetstid och därför har valt att förbjuda nöjet.

Visste du att redan några minuters ”status-kollande” i timmen summeras lätt ihop till att sluka upp en ganska stor del av arbetsdagen? Små bäckar bildar en stor å, inte bara då det handlar om pengar. Vissa arbetsgivare anser det vara ineffektivt att förbjuda användningen av sociala medier på företagets maskiner då varje anställd i varje fall kan kringå förbudet genom att koppla upp sig via sin smarttelefon eller padda.

Att använda sociala medier på arbetstid kan enligt mig likställas med att läsa nyheter på nätet, att läsa dagstidningen eller ringa privata samtal. Alla gör vi det i någon mån och så länge arbetet blir gjort torde det inte vålla några bekymmer. Dessutom bidrar användningen av sociala medier till att hålla humöret uppe, eller så sägs det i.a.f.

Det viktiga däremot är att företaget har klara spelreglar då det gäller användningen av sociala medier. Företagshemligheter ska inte avslöjas eller andra arbetsrelaterade diskussioner föras. Och absolut inte smutskasta någon, vare sig chef eller kollega. Folk har ju faktiskt fått sparken efter sådana skriverier.

Det har varit några som har skrivit blogginlägg om arbetsmiljöns viktighet och speciellt om de psykiska faktorer som påverkar individen på arbetsplatsen. Jag började tänka på de fysiska faktorerna och förhållandena. Arbetsmiljön är viktig i alla slags organisationer, men speciellt viktig roll får den då man jobbar i speciella omständigheter eller då man tillbringar längre tidsperioder på jobbet längre bort från hemmet, såsom på båt, på fiskfabrik eller på säsongsbetonade arbetsplatser. Om jobbet dessutom är hektiskt, blir arbetsmiljöns roll även viktigare: utöver arbetsmiljöns säkerhet är det bra att den skapar trivsel.

T.ex. på båten måste anställda tillbringa tid på ”arbetsplatsen” även efter dagens arbetsskift, de kan inte åka hem direkt efter jobbet. I sådana arbetsplatser är det viktigt att ha olika slags möjligheter att slappna av då man inte jobbar. På båtarna kan man använda personalens gym och andra utrymmen där man kan umgås med vännerna. Man får kostförmån på jobbet och har utrymmen där man kan snabbt tvätta kläder osv. Dessa typer av detaljer är viktiga av praktiska skäl, eftersom man inte kan tillbringa tid hemma, men dessutom är de viktiga för att öka trivsel och motivation, då man har långa arbetsdagar och hektiskt arbete. Då vill man koppla av utan att tänka på vardagssysslor. Lyckligtvis har ledningen på rederibolagen lyckats med planeringen av miljön så att anställda kan göra det. Arbetsmiljöns bra planering skapar bättre trivsel och motivation på arbetet, vilket i sin tur leder till en bra arbetsprestation inom medarbetarna, såsom Lindmark och Önnevik (2011, s. 115, 13) också nämner.

Källor:

Lindmark och Önnevik (2011): Human Resource Management, Organisationens hjärta. Upplaga 2. Studentlitteratur, Lund.