Av:  Johanna Ilmakunnas

Arkiv och andra minnesorganisationer hör med sina samlingar till de samhällsbärande institutioner som tenderar att tas för givna i våra nordiska demokratier. Samtidigt som arkivinstitutioner förefaller varaktiga och solida, förstörs arkivsamlingar världen över i krisområden till följd av krig och naturkatastrofer. I stabila demokratier som Finland kan arkivens verksamhet däremot lamslås av ekonomiska och administrativa omställningar. Arkivens samhällsbärande arbete hotas även av beslutsfattares svaga förståelse för minnesorganisationers betydelse för demokrati och medborgarinflytande.

Med växande oro har jag följt Riksarkivets planer på nedstängningar av verksamhetsställen och tron på att digital leverans av beställt material skulle vara antingen kostnadseffektivt eller önskvärt ur användarens synvinkel. Förstå mig rätt, digitalisering av arkivmaterial och kulturarv är otroligt värdefullt och har under de senaste decennierna tillgängliggjort skatter som man tidigare endast kunde drömma om. Det har också räddat arkivmaterial och kulturarv som hotats av krig och konflikter, såsom exempelvis i Ukraina, där Ryssland medvetet har förstört arkiv, muséer och andra minnesorganisationer. Under de första månaderna av Rysslands fullskaliga invasion 2022 räddades ukrainska arkiv genom medveten och snabb digitalisering. Det är emellertid inte nödvändigtvis klokt att digitalisera allt material i arkiven och detta borde ledningen för Riksarkivet förstå.

Själv har jag ofta forskat i privata samlingar som endast ett par andra forskare hade gått genom sedan arkiven senast ordnades på 1950-talet. Det handlar om hundratals mappar 1700-talsmaterial som varit värdefulla för ett fåtal enskilda forskare, men som inte nödvändigtvis är något det skulle löna sig att digitalisera. Dessutom har jag forskat i källmaterialets materiella dimensioner, vilket inte är möjligt om arkivenheterna vore tillgängliga endast digitalt. Om jag skulle ha behövt följa Riksarkivets nuvarande principer på digital leverans skulle materialinsamlingen för min doktorsavhandling ha tagit flera år. Förvisso använde jag material som finns på Sveriges Riksarkiv, som åtminstone inte ännu lika radikalt har begränsat forskares och andra användares tillgång till arkiv som Finlands Riksarkiv gör nu, även om begränsade öppettider gör effektivt arbete i arkiv svårt för alla som inte bor där arkiven finns.

De planerade ändringarna skulle få betydande konsekvenser för arkivmaterialets tillänglighet. Bild: Riksarkivet, CC BY 2.0

Finlands Riksarkiv menar att användningen av analogt material och arkivsalarna har sjunkit samtidigt som användningen av digitala tjänster har ökat. Detta är givetvis sant. Värdefullt och ofta använt material som domböcker är digitaliserade. Samtidigt som exempelvis släktforskare, som redan på 1990-talet lät digitalisera kyrkoböcker, mera sällan kommer till forskarsalarna. Alla beställningar görs digitalt, vilket ökar användningen av digitala tjänster. Begränsade öppettider är en naturlig förklaring till minskade kundbesök. Det finns även andra möjligheter. När Finska Litteratursällskapet ett par år sedan förlängde öppettiderna för sitt arkiv, ökade också antalet kundbesök.

Diskussioner med historikerkolleger och andra arkivanvändare runtom i Finland berättar om frustration och oro. Digital leverans innebär långa väntetider eller väldigt höga kostnader, eftersom man måste betala nästan 60 euro för digitalisering per arkivenhet. Endast en enhet (läs: en mapp) åt gången kan beställas kostnadsfritt, medan den följande kostnadsfria beställningen kan göras först efter att den föregående har levererats. Riksarkivet siktar på leverans inom 14 dygn, men för tillfället är leveranstiderna ännu längre.

Forskare eller studerande kan behöva gå igenom tiotals arkivenheter innan man vet om det i materielat överhuvudtaget finns det som man letar efter. Förmodligen behöver ännu mer material beställas fram när man letar vidare. När arkiv digitaliseras utifrån kundbehov resulterar digitaliseringen sällan i större enhetliga samlingar, utan blir istället spretig och sporadisk. Kvaliteten på digitaliseringen, särskilt dess metadata, är åtminstone i nuläget inte  tillräckligt hög för att möjliggöra användningen av avancerade digitala metoder. Någon big data kan man inte heller tala om, eftersom de digitaliserade enheterna är både små, sporadiska och spretiga.

Forskarsalen i Åbo. Bild: Riksarkivet, CC BY 2.0

Historiker är både nyfikna på nya metoder och skickliga på att använda digitala metoder; det hör till yrkets natur. Vi vill hitta nya lösningar för att bättre kunna hitta svar på de forskningsfrågor som intresserar oss. Därför är det många som redan länge har använt olika digitala metoder – och gläder sig över allt omsorgsfullt digitaliserade material – inklusive textigenkänningsverktyg såsom Transkribus, som Riksarkivet förtjänstfullt har varit med att utveckla och som de också starkt tror på. Dessvärre är denna tro inte helt befogad, eftersom det finns mycket material som de verktyg som utvecklats under de senaste åren ännu inte klarar av. Detta har jag och mina kolleger sett i flera olika projekt. Fortfarande är inget AI-verktyg tillräckligt pålitligt för att klara av alla gamla handstilar och dokument.

Ett ytterligare orosmoment är långtidsförvaringen och de reella kostnaderna för digitaliseringen. Vid upprepade tillfällen har jag försökt få svar från Riksarkivets ledning gällande långtidsförvaring av digitaliserat material och hur de reella kostnaderna har beräknats. Men frågan har inte blivit besvarad. Om vi tänker tillbaka i tiden är det bara drygt hundra år sedan vi gick in i 1900-talet! För inte att tala om medeltiden som inte den heller var så länge sedan ur ett historiskt perspektiv. Men när man försöker få svar på Riksarkivets planer för långtidsförvaringen av det digitala materialet, samt dess kostnader, finns det ingen som kan besvara frågan om vad planen är gällande femtio, hundra eller tusen år framåt. Med tanke på den svindlade årliga ökningen av de digitala tjänsterna (för att inte tala om de säkerhetsproblem som finns) är det svårt att förstå hur Riksarkivet kan motivera deras digitala leverans med besparingar. I dag är endast cirka fem procent av materialet i Riksarkivet digitaliserat.

Åbo landsarkiv ritades av arkitekten Yrjö A. Armas Waskinen och stod färdigt 1932. Idag hör det tidigare landsarkivet till Riksarkivet som ett av dess verksamhetsställen. Bild: Riksarkivet, CC BY 2.0

Ärendet är komplext och handlar om ännu större saker än enbart historikers, forskares, eller studerandes tillgång till arkiv. Även författare, filmskapare, journalister och till och med tjänstemän hämtar fakta från arkiv. Komplexiteten syns i hur svårt det är för historiker att föra en dialog med Riksarkivet, eller för journalister att greppa omfattningen av ändringarna. Detta syns till exempel i intervjuer med historiker och Riksarkivets generaldirektör i både HBL och Uusi juttu. Generaldirektören svarar inte egentligen på forskarnas och andra arkivanvändarnas oro, utan flyttar fokuset till något annat. Liksom i Uusi juttu till att ungdomarna i dagens skola inte lär sig att läsa handskriven text (i Uusi juttus audioversion, inte i den skrivna texten). Hon kringgår den elementära frågan om tillgången till både digitala och analoga arkiv, en fråga som oroar många och som strider mot de lagstadgade principerna om medborgarnas rätt till vårt gemensamma kulturarv.

Trots stora ord om tillgängligheten genom digital leverans är verkligheten inte så enkel. Riksarkivets tolkning av allt material som är yngre än hundra år och innehåller personnamn är så sträng att dessa digitala filer enbart kan läsas på Riksarkivets verksamhetsställen, av vilka alla förutom Helsingfors, Åbo, Vasa, Samearkivet i Enare och centralarkivet i S:t Michel ska stängas senast 2030. Exempelvis i Åbo har Riksarkivet öppet en gång i månaden. Då får forskare, studerande och andra användare komma till arkivet och läsa digitalt material som Riksarkivet menar är tillgängligt och enkelt att använda.

En del av Riksarkivets digitaliseringsiver och vilda tankar om att digitalisering alltid leder till besparingar och bättre tillgång till materialet härstammar från de ofattbart stora besparingar som myndigheten behöver göra när hela Finland sparar. Här borde politiker reagera och förstå att arkiv är en oersättlig del av demokratin. Riksarkivets nuvarande planer inkluderar inte enbart digitalisering och nedläggning av verksamhetsställen, utan också ett dyrt nybygge i S:t Michel, där Riksarkivet vill koncentrera både materialet och sin verksamhet. Men hur kostnadseffektivt, ekologiskt och förnuftigt är det att bygga nytt i stället för att använda gamla, fungerande arkivbyggnader? Att samla lejonparten av arkivmaterialet på ett geografiskt ställe är också en säkerhetsfråga som noggrant borde övervägas.

Allt detta begränsar den i grundlagen stadgade friheten för forskning och högre utbildning. Det finns ett egenvärde i att en liberal demokrati som Finland värnar om sina arkiv och det material som finns och kommer att finnas och samlas till arkiven för framtidens behov. Vilka dessa är avgörs både i dag och i framtiden.

Johanna Ilmakunnas är professor i nordisk historia vid Åbo Akademi. Hon leder projektet Att samla, bevara och använda – Socialt aktörskap kring privata arkiv i Finland och Norden 1680–1920 (2026–2029), finansierat av SLS och Svenska kulturfonden.